Sappiamo cosa sono gli ordini di acquisto, ma comprendiamo la vitale importanza che questi hanno nella gestione del processo di approvvigionamento della nostra azienda?
Scopriamo insieme aspetti importanti nel controllo dei costi e nella promozione dell’efficienza. Senza dimenticare la condivisione di informazioni in tempo reale con i reparti chiave dell’impresa.
Perchè bisogna formalizzare sempre l’ordine di acquisto?
9 Risposte da prendere in esame
- Nessun ordine duplicato
Man mano che l’azienda cresce e il volume delle richieste di acquisto aumenta, può diventare molto difficile determinare chi ha ordinato cosa, quando e a chi.
Nella confusione, non è raro che ordini duplicati raggiungano più volte i fornitori con mezzi diversi. L’utilizzo coerente di ordini di acquisto formali per tutti gli acquisti aiuta a evitare duplicazioni della spesa.
Censire sempre le informazioni nel sistema gestionale rende le informazioni univoche, ricercabili e disponibili per le persone autorizzate ad utilizzarle.
- Migliore gestione di budget e spese
Utilizzando gli ordini di acquisto, si crea un quadro chiaro di cosa, quando, da chi, e per chi stai acquistando.
Revisione e analisi nel tempo di questi dati forniscono informazioni chiare sui modelli di spesa dell’impresa ed aiutano a rendere la pianificazione del budget più accurata.
Diventa così facile disporre di un quadro chiaro della provenienza della spesa, per evidenziare potenziali sprechi e opportunità di risparmio ed efficienza.
- Negoziazione di sconti sui volumi
Quando è possibile condividere rapidamente e facilmente con i fornitori quanto si è speso con loro e quali prodotti specifici si sono acquistati, diventa facile negoziare in modo più efficace sconti sui volumi.
Consolidare tutte le richieste di acquisto dai vari reparti su un ordine globale aiuterà a soddisfare i requisiti dei fornitori e a proporre ulteriori sconti o migliori condizioni.
- Automatismi del ciclo passivo
Le fatture dei fornitori in genere arrivano in contabilità per l’elaborazione.
Il problema è che se la fattura non fa riferimento a un ordine di acquisto, sarà difficile per gli amministrativi determinare se la merce è stata ricevuta e se gli oneri sono giustificati.
Instradando tutti gli acquisti attraverso il ciclo dell’ordine di acquisto e il processo di approvazione associato, l’amministrazione può concentrarsi sulla rapida elaborazione delle fatture, piuttosto che sul rintracciare la fonte e la legittimità delle voci elencate nei documenti.
- Funzione di contratto
Gli ordini di acquisto possono fungere da contratto.
Avere uno scritto relativo ai prezzi e alla quantità di prodotti ordinati protegge sia l’acquirente che il venditore.
L’importanza dell’ordine di acquisto
- Regolarizzazione delle spese allegre
Le spese allegre? Ci riferiamo agli acquisti effettuati al di fuori di quelli concordati con contratti (cioè con ordini di acquisto).
Si stima che fino a un terzo di tutti gli acquisti effettuati dalle imprese vengano effettuati all’insaputa dell’ufficio acquisti.
Rendere gli ordini di acquisto una pietra miliare del processo di approvvigionamento taglia gli sprechi ed aumenta il controllo sui costi in maniera duratura.
- Tracciamento delle scadenze
Tracciare gli ordini di acquisto significa pianificare disponibilità di magazzino e scadenze passive.
Senza un ordine di acquisto, i costi sono spesso invisibili.
Gli ordini a fornitore sono impegni di spesa a tutti gli effetti e possono garantire le analisi previsionali che le imprese non possono in alcun modo evitare.
Magazzino sotto controllo
- Monitoraggio delle prestazioni del fornitore
Quali fornitori consegnano costantemente i prodotti in tempo, secondo quanto concordato e senza errori?
L’utilizzo degli ordini di acquisto consente di creare una “cronologia delle prestazioni dei fornitori” con records che raggruppano informazioni come data ordine, data consegna concordata, prezzo e quantità ordinata, quantità e data di ricezione, quantità e prezzo fatturati.
L’ordine a fornitore può fungere da innesco per le attività di monitoraggio e gestione della qualità.
- Migliore gestione del magazzino
L’integrazione delle richieste e dell’elaborazione degli ordini di acquisto con tutte le funzioni del software gestionale ERP offre un sistema di gestione del magazzino che parte dalle previsioni di consegna, si integra con le giacenze per ciascun deposito e termina con le valorizzazioni.
L’ordine a fornitore racchiude informazioni vitali anche per la gestione e pianificazione della produzione, senza trascurare rapporti con i terzisti.
Flussi perfettamente regolati
Sfruttare al meglio gli ordini a fornitore è un’attività che richiede pochissimi investimenti in termini di tempo e risorse.
Una volta identificati e messi a punto i processi di acquisto, innescare le attività di approvvigionamento con documenti formali e censiti aiuterà a dare il via ai processi commerciali con flussi di informazioni, materiali e persone perfettamente regolati.
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