Cambiare ERP non è una scelta facile… a volte rinviare la decisione può rendere più complessa la sostituzione perché i problemi, nel frattempo, rischiano di degenerare.
A questo proposito abbiamo raccolto alcuni suggerimenti ed elementi di riflessione che ti possono essere utili per la sostituzione del sistema informativo.
Abbiamo elencato una decina di aspetti, quelli che più di frequente ci vengono sottoposti come quesito.
1 – Individuare le criticità̀ (informatiche e non) nei propri processi
Effettuare un’analisi ABC sulle criticità è sempre importante, non fosse altro che per individuare le specifiche della soluzione ideale.
2 – Salvare quello che c’è di buono
Il passo successivo è quello di individuare le priorità e poi procedere ad un intervento mirato: la tecnologia e la struttura di ogni ERP evoluto assicurano la possibilità che un’area applicativa colloqui agevolmente con altre che risiedono su piattaforme differenti. Perciò la strategia del “taglia e incolla” si può prendere in considerazione.
3 – Procedere per gradi, prendendosi i tempi giusti
Dove sia possibile, meglio procedere per gradi, evitando di mettere in gioco troppi settori per volta: le nostre persone, oltre che imparare ad utilizzare il nuovo strumento e predisporre nuove basi dati, devono continuare ad assicurare la gestione corrente.
4 – Coinvolgere le persone interne
Il saper coinvolgere le persone interne all’azienda, con una comunicazione puntuale, serena e soprattutto chiara su obiettivi, tempi e strumenti può evitare paure, disorientamento o un semplice “assenteismo mentale”.
5 – Selezionare la soluzione (prodotto + fornitore) con logica ABC
Dopo aver selezionato la soluzione con le logiche di priorità ABC, gioca un ruolo fondamentale la capacità del fornitore di interpretare le nostre necessità e di essere proattivo nel suggerirci come raggiungere gli obiettivi.
6 – Evitare software selection oceaniche
Proprio perché́ non esiste “la soluzione” bensì̀ una gamma di soluzioni interessanti e produttive, è inutile sfiancarsi in una software selection esasperata e dispersiva. Si rischia di perdere la consapevolezza dell’obiettivo e si crea solo confusione.
7 – Nazionale o internazionale.
Le migliori soluzioni realizzate in Italia dispongono di una serie di specifiche (lingua ma soprattutto conformità alle leggi locali) che le rendono operative in parecchi Paesi del mondo. Viceversa, gli ERP di provenienza estera hanno compreso che l’aderenza alle normative fiscali e alle consuetudini commerciali italiane sono indispensabili per installazioni di successo ed hanno messo al lavoro i loro team sul modello Italia.
8 – Completo o complesso?
Nella scelta, è opportuno che ci chiediamo se preferiamo che:
- l’applicazione sia invasiva, che decida per noi in modo standard ed automatico (-> maggiore velocità nel superamento di problemi, minore coinvolgimento del personale, meno tempi morti, …)
- chieda il permesso prima di procedere (-> allarmi che attivano le linee gerarchiche giuste ma poi aspettano una nostra decisione, possibilità di ribaltare all’ultimo momento i suggerimenti del sistema, …).
Dobbiamo essere consci del bilanciamento tra vantaggi e svantaggi nel nostro specifico caso.
9 – Tenere d’occhio gli aspetti tecnologici ma non metterli al primo posto
Oggi le principali piattaforme sono tutte sostanzialmente affidabili e la decisione finale non viene presa dal responsabile dei sistemi informativi, ma dai manager predisposti alle varie operazioni. Quindi la scelta dell’hardware dà meno grattacapi e spesso viene risolta attraverso un’analisi dei costi di acquisizione e di gestione.
10 – Un consulente esterno può essere la soluzione … ma non è detto
Nelle PMI è sempre più raro trovare una figura interna che abbia forti competenze sul sistema informativo e sui diversi processi. Quindi nasce l’esigenza di appoggiarsi ad un consulente esterno. Non è facile verificarne la preparazione, affidabilità ed indipendenza, salvo che non abbia supportato qualcuno che conosciamo bene. Non per questo il suo ruolo è meno importante.
L’obiettivo non è semplicissimo da raggiungere, ma si può centrare.
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