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Come si sviluppa una strategia di gestione dei dati?

Non si possono contare i modi in cui i dati possono aiutare un’azienda ma, in generale, possiamo distinguere 2 categorie: 

• Utilizzare i dati per migliorare il business esistente e il modo in cui si prendono le decisioni aziendali
• Utilizzare i dati per trasformare le operazioni quotidiane

La maggior parte delle aziende inizia dal primo punto, volendo migliorare il processo decisionale. 

In ogni caso, se si desidera utilizzare i dati, è necessario iniziare sempre con una strategia ben chiara. 

Quali dati raccogliere e come analizzarli dipenderà interamente da ciò che si sta cercando di ottenere e quindi è necessario… pensarci per tempo.

Il coinvolgimento degli attori chiave dell’azienda ci aiuterà a creare una migliore strategia per la raccolta dei dati. In questa fase iniziale -cruciale-, il coinvolgimento dei collaboratori più importanti farà sì che i dati siano utilizzati al meglio in una fase successiva.

Teniamo ben presente che, come in ogni processo di miglioramento aziendale, le cose possono cambiare o evolvere lungo il percorso. Se ciò dovesse accadere, sarà sufficiente rivisitare la nostra strategia, rivalutando a turno ciascuno dei seguenti punti. 

Le 6 componenti di una strategia di gestione dei dati

Una buona strategia di gestione dei dati dovrebbe rispondere a queste domande chiave:

1) Cosa ho bisogno di sapere o quale problema devo risolvere? 

Piuttosto che iniziare con dati fini a se stessi, è molto meglio iniziare con gli obiettivi aziendali. In fondo, perché preoccuparsi di raccogliere dati che non ci aiuteranno a raggiungere i nostri obiettivi?

Pensiamo alle priorità strategiche che abbiamo stabilito per i prossimi mesi o anni. Definiamo ciò che si vuole raggiungere e poi pensiamo alle “grandi domande” senza risposta a cui è necessario rispondere per realizzare la strategia. 

In breve, dobbiamo capire che cosa è necessario ottenere attraverso i dati. Stiamo cercando di raggiungere più clienti, comprendere meglio quelli attuali o determinare quali sono i punti vendita migliori per fornire il nostro prodotto/servizio?

2) Di quali dati ho bisogno per rispondere alle domande che mi vengono rivolte? 

In quest’epoca di “big data” è ancora più importante pensare in piccolo.

Analizziamo ogni domanda che abbiamo identificato e poi valutiamo i dati ideali di cui abbiamo bisogno per rispondere a questa domanda. 

Una volta definiti i dati ideali, verifichiamo all’interno dell’azienda di quali dati già disponiamo. Poi, guardando all’esterno, stabiliamo a quali dati dovremmo avere accesso. 

Attenzione, solo sapendo quali dati ci servono sapremo dove cercarli e come raccoglierli.

3) Come analizzerò questi dati? 

Una volta chiarite le nostre esigenze sulle informazione ed i dati richiesti, è necessario definire i requisiti di analisi, cioè come trasformare i dati in valutazioni e informazioni che ci aiuteranno a rispondere alle domande ed a raggiungere gli obiettivi aziendali. 

La raccolta e l’analisi dei dati “tradizionali” è una cosa -transazioni dei punti vendita, fatturati, i clic del sito web, ecc.- ma tutt’altro è analizzare dati non strutturati come conversazioni e-mail o durata delle visualizzazioni delle pagine del sito di e-commerce. 

Combinare questi dati è un lavoro molto complesso, ma è in questo lavoro che si trova molto del valore dei dati.

4) Come riferirò e presenterò le mie osservazioni? 

I dati sono inutili se le analisi chiave di quei dati non sono presentate alle persone giuste nel modo giusto, per aiutare il processo decisionale. Sfruttare al meglio le tecniche di visualizzazione dei dati e lavorare per evidenziare e visualizzare le informazioni chiave in modo semplice e intuitivo contribuirà a garantire che i nostri dati vengano utilizzati al meglio.

È necessario pensare a quale sia il formato migliore e a come rendere le intuizioni il più possibile -visive-. E’ necessario anche considerare se l’interattività sia un requisito, cioè se i decisori chiave hanno bisogno di accedere a report interattivi self-service ed a dashboard.

5) Di quali software e hardware ho bisogno? 

Dopo aver definito quali dati sono necessari, come saranno trasformati in valore e come saranno comunicati agli utilizzatori, è necessario definire i requisiti software e hardware. La nostra attuale tecnologia è sufficiente e corretta? Dovrebbe essere integrata con soluzioni cloud? Quali sono le nostre attuali capacità analitiche e di reporting e quali sono le nostre esigenze concrete?

6) Qual è il piano d’azione? 

Dopo aver identificato le esigenze dei punti precedenti, siamo finalmente pronti a definire un piano d’azione che trasforma la nostra strategia di gestione dei dati in realtà. 

Come ogni piano d’azione, questo includerà le scadenze, i partecipanti e le responsabilità. 

Dopo aver creato la strategia, uno dei nostri primi passi sarà quello di coinvolgere le persone della nostra Impresa, convincendole in modo efficace dei meriti dell’utilizzo dei dati e collegando i benefici ai loro KPI. È importante sottolineare che dovremo necessariamente identificare le esigenze di formazione e sviluppo all’interno dell’azienda e valutare se sia necessario aiuto esterno.

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Se è vero, come è vero, che le decisioni derivano dalle informazioni e le informazioni dai dati, senza una strategia di gestione di questi ultimi non potremo mai disporre della materia prima per evitare scelte sbagliate.