Sebbene la maggior parte degli Imprenditori comprenda che il tempo è la risorsa più scarsa, pochi fanno lo sforzo di acquisire una prospettiva strategica su come spendono le loro ore giorno per giorno, ogni settimana di ogni mese. Ancora meno hanno l'abitudine di tenere traccia di come organizzano le priorità che cadenzano il trascorrere del loro tempo. Certo in alcuni di noi (sottoscritto escluso) è innata un certa abilità nel fare il miglior uso della risorsa "tempo". Esperienza, leadership, struttura dell'Impresa possono aiutare -molto- nel governo del tempo. Come gestire il tempo per noi in cui questo talento... non è innato: Suddividere le responsabilità e le attività in categorie Ovviamente le categorie variano a seconda della tipologia di lavoro, ma dovranno essere sia "strategiche" che "tattiche". Identifichiamone alcune:
Determinare quale percentuale del nostro tempo spenderemo in ogni categoria Prima di assegnare le percentuali, poniamoci la domanda fatidica: "Dato quello che voglio concretamente realizzare oggi, quale sarà l'uso migliore che posso fare del mio tempo?". Consideriamo -sempre- alcuni fattori che richiedono priorità nell'uso del nostro tempo: le attività che ci permettono di generare il massimo del profitto, le priorità strategiche dell'Impresa, le esigenze a breve termine dei collaboratori, i rapporti diretti con i clienti. Una volta assegnata una percentuale per ogni categoria, tradurla semplicemente in cifre orarie. Il numero totale di ore è realistico e sostenibile per il periodo di tempo che stiamo considerando? Può essere utile valutare queste assegnazioni del nostro tempo mensilmente o addirittura settimanalmente. E' inoltre vitale verificare la ripartizione del nostro tempo con i "colleghi-chiave" ed ovviamente chiedere loro di condividere le loro pianificazioni, se possibile... GESTIRE IL TEMPO Ora che abbiamo predisposto un piano del nostro tempo, dovremo essere spietati nel metterlo in atto :) Verificare l'uso del tempo. Prendiamo il calendario della settimana precedente e valutiamolo utilizzando le nostre nuove assegnazioni di tempo per ogni categoria. Questo ci darà subito un'idea di quanta "messa a punto" sarà necessaria in futuro oltre che della precisione delle assegnazioni definite in precedenza. Sarebbe infine davvero importante registrare come si spende quotidianamente il tempo in ciascuna categoria di attività; anche in un semplice file Excel. Per molti di noi quest'ultima attività è... il grosso della battaglia. Calendarizzare. Le liste di cose da fare sono utili solo marginalmente se non si impostano i tempi da dedicare ad ogni attività. Quando stendiamo la nostra lista, stimiamo attentamente il tempo che ogni attività richiederà e indichiamolo a calendario. Questa disciplina (!) non solo ci aiuterà a completare la lista, ma anche a migliorare la nostra capacità di stimare il tempo e gestire le aspettative di coloro che ti circondano. In questo senso, molti di noi hanno difficoltà a dire no alle persone che fanno richieste "improvvise" per disporre del nostro tempo. Un buon rimedio potrebbe essere rappresentato dall'informare le persone sulle nostre priorità generali, incoraggiandole a programmare gli incontri con noi. *** La maggior parte di noi gestisce il proprio lavoro passando di urgenza in urgenza. Le persone efficaci si concentrano sulle opportunità e strutturano i loro programmi di conseguenza. A meno che qualcosa di più importante -non di più urgente- richieda il nostro tempo, dovremmo imparare la disciplina della pianificazione. Gli approfondimenti di Azienda Efficiente ogni settimana gratuitamente in posta elettronica. Autore Francesco SmorgoniFondatore Puntoexe
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Luglio 2020
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