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Ruoli e mansioni nelle PMI: 4 passaggi per definire le priorità di lavoro.

Il lavoro in una PMI obbliga molto spesso le persone a rivestire quotidianamente diversi ruoli ed a svolgere le più svariate mansioni.

Quando avviamo progetti di sostituzione o implementazione dei software gestionali ERP osserviamo spesso che le persone devono decidere -quotidianamente- quali ruoli sono più importanti e quali attività sono da completare per prime.

Questo può rapidamente portare alla paralisi (dei risultati, quantomeno) ed alla “procrastinazione della pianificazione”. Troppi ruoli e molta confusione spaventano al punto da non potere neanche organizzare le proprie priorità.

Non potendo cambiare la struttura organizzativa e l’organigramma, dobbiamo trovare un metodo per bilanciare più ruoli e sfruttare al massimo il tempo-lavoro.

I risultati, anche dell’implementazione di un software gestionale, passano sempre da questa fase di riordino.

Seguiamo questi 4 passaggi:

Passaggio 1: identificare i confini

Vogliamo innanzitutto definire la “scatola” in cui stiamo lavorando. Sembra una questione elementare, ma troppo spesso facciamo i conti senza l’oste.

Per la maggior parte delle persone, il primo perimetro da affrontare è il lavoro per 8 ore al giorno. Se sappiamo che abbiamo solo 8 ore al giorno per portare a termine il lavoro, impostiamo quel limite fin dall’inizio.

Inutile ipotizzare mega-attività di durata infinita da spalmare su un tempo di ½ giornata.

Se abbiamo date di scadenza concordate con clienti o terzisti, partiamo da questo dato di fatto per identificare priorità e ruoli vincolanti.

Il software gestionale ERP, in questo caso, può aiutare a “ritmare” scadenze, calendari ed attività.

Senza confini e limiti, ogni ruolo diventa un libro dei sogni.

Passaggio 2: gerarchia di prioritizzazione

E’ il momento di capire cosa è più e cosa meno importante.

Il suggerimento? Costruire una gerarchia di priorità.

In funzione del nostro ruolo o di quello che -oggi- dobbiamo rivestire, possiamo identificare una gerarchia di priorità:

  • In cima alla gerarchia, poniamo le attività legate all’integrità: tutto ciò che soddisfa una promessa che abbiamo fatto o è essenziale per raggiungere la nostra missione/visione. Per dare concretezza ai nostri valori. Concretezza e promesse: 2 parole vincolanti per concetti estremamente pratici.
  • Al secondo posto nella lista di priorità ci sono le scelte legate alla delega– tutto ciò che ci impedisce di diventare un collo di bottiglia per il resto della squadra. Possiamo delegare compiti a persone con competenze specifiche o creare procedure standardizzate per compiti ripetitivi da assegnare ai collaboratori. Si tratta tra l’alttro di attività che anche in Puntoexe concretizziamo costantemente sia per l’uso interno che per essere i più efficienti possibili nei progetti di avviamento e implementazione ERP.
  • Il terzo livello della gerarchia impatta tutto ciò che riguarda la crescita del business.
  • L’ultimo livello della gerarchia è la difesa, quanto serve fare per abbattere i costi (quelli superflui, non gli investimenti!) e contenere il rischio. E’ un livello da non trascurare mai: troppo spesso l’analisi dei rischi di qualsiasi tipo e delle attività per prevenirli e governarli passa all’ultimo posto della scala delle priorità.

Ora, guardando la lista di cose da fare, sapremo come dare priorità al lavoro usando questa gerarchia per bilanciare i molteplici ruoli.

Ricordiamo che la nostra gerarchia di prioritizzazione cambierà molto probabilmente nel tempo al variare delle esigenze aziendali.

Se desideri iniziare ad agire oggi, inizia con il suddividere il lavoro in 3 – 5 categorie a cui facilmente dare la priorità usando la gerarchia della prioritizzazione.

E’ quanto facciamo insieme ai nostri Consulenti Funzionali quando analizziamo i processi dei nostri nuovi clienti.

Passaggio 3: crea una lista

Ora è il momento di guardare indietro, al lavoro che sappiamo di dover fare, e iniziare a “metterlo in ordine”.

Stiamo cercando di stabilire una lista delle prime 5 attività su cui sappiamo di dover lavorare in ordine di importanza.

Quando la lista contiene molte attività (più di 5, per essere pratici) significa che è tempo di iniziare a farle competere tra loro.

Ci chiederemo: “Se dovessi rimuovere un compito da questa lista, qual è il meno impattante?”

Infine, una volta identificate le 5 attività nella nostra lista, le bloccheremo. Non apporteremo alcuna modifica a questa lista fino a quando non saranno completate o non sarà giunto il momento di creare una nuova lista, a seconda dell’evento che si verifica per primo.

E’ possibile mettere in pratica queste logiche utilizzando i Moduli CRM dell’ERP Onda Vision, che si possono sfruttare anche via web e da tablet grazie ai nuovi e potentissimi Servizi Online Vision.

Passaggio 4: eseguire il lavoro

Dura verità: alla fine dovremo fare il lavoro che abbiamo appena organizzato.

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Questi passaggi vogliono aiutare a capire il modo più efficiente per fare le cose. Teniamo ben presente che ciò che funziona per una persona potrebbe non funzionare per un’altra.

Nulla vieta di organizzare squadre omogenee, invece di singoli.

In generale, raggruppare le priorità per ruolo/giorno non è sempre la scelta migliore per la maggior parte delle persone.

Per esempio, piuttosto che pensare per ruolo, quando affrontiamo un progetto ERP noi consigliamo di pensare al tipo di lavoro:

Ipotizziamo alcune macro-categorie inusuali:

  • Attività ad alta e bassa creatività
  • Attività ad alta e bassa energia
  • Attività ad elevata e bassa forza di volontà

Cercheremo il mix ideale di questi diversi tipi di attività in ogni giorno lavorativo.

Un suggerimento potrebbe essere quello di mescolare compiti ad alta e bassa energia.

Per esempio, se in un giorno abbiamo pianificato molte riunioni (alta energia e bassa creatività), cercheremo di abbinarle a compiti creativi e a bassa energia.

Attenzione, i compiti creativi non sono necessariamente la pittura, la scultura e la poesia 🙂

Il nostro obiettivo è avere una giornata lavorativa equilibrata e coinvolgente.

Infine, ripeti il processo

L’intero processo è destinato a ripetersi. Come linea guida iniziale, i passaggi 1 e 2 possono essere ripetuti mensilmente o trimestralmente in base alle esigenze aziendali. I passaggi 3 e 4 dovrebbero essere gestiti ogni giorno.

Questo significa che ogni giorno, dovremmo pianificare le nostre prime 5 attività per il giorno seguente.

Ripetere alla fine di ogni giornata!

Se dobbaimo rispondere della nostra pianificazione ad un collega, è utile implementare questo processo e discuterlo con lui.

Questo ci garantisce che si stia lavorando per l’allineamento dei singoli obiettivi con quelli aziendali.

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