La maggior parte dei consigli sulla gestione del tempo si concentra su singole e specifiche azioni e funzioni.
Lo sappiamo perfettamente: riafferma il controllo sulla tua e-mail, sii molto più selettivo sulle riunioni cui partecipi, non usare programmi di instant messaging e così via.
Sono raccomandazioni utili, ma le nostre migliori intenzioni sono molto frequentemente sopraffatte dalle esigenze e dalle pratiche del quotidiano.
La maggior parte delle nostre aziende ha procedure, anche elaborate, per definire la gestione del denaro. Deleghiamo autorità con attenzione, prescrivendo limiti di spesa per ogni livello.
Il tempo dell’Impresa, al contrario, rimane in gran parte una risorsa non gestita.
Sebbene telefonate, e-mail, riunioni ed ora anche le conference call consumino ore di ogni benedetto giorno, le aziende definiscono poche regole per governare queste interazioni.
Soprattutto, la maggior parte le nostre aziende non ha una chiara percezione di come spendono il loro tempo i collaboratori, ad ogni livello della scala gerarchica.
Non ci sorprenderà allora che quel tempo sia spesso sprecato.
E se adottassimo un approccio completamente diverso?
Se trattassimo il tempo come una risorsa scarsa da investire con prudenza?
Probabilmente tutti sappiamo che:
Le aziende sono inondate di comunicazioni elettroniche
Il costo incrementale delle comunicazioni uno-a-uno e uno-a-molti è diminuito e…il numero di interazioni si è radicalmente moltiplicato.
Quanti di noi ricevono fino a 200 e-mail al giorno (più di 30.000 all’anno!) senza contare l’uso crescente di Whatsapp e Telegram ad aggravare il problema?
Se la tendenza diviene incontrollata, dovremo presto passare più di un giorno per settimana solo gestendo le comunicazioni elettroniche.
Il tempo dedicato alle riunioni è cresciuto esponenzialmente
Partecipiamo spesso a più riunioni quotidiane.
Questo è in parte dovuto al diminuito costo di organizzazione ed in parte al fatto che è molto più facile che in passato partecipare via Skype, videoconferenza, condivisione dello schermo, ecc. ecc.
Tutti noi abbiamo inviato messaggi ed e-mail durante una riunione, a testimoniare lo spreco della risorsa-tempo.
La vera collaborazione è limitata
Sebbene il numero di interazioni uno-a-uno e uno-a-molti sia aumentato a dismisura negli ultimi due decenni, molte di queste hanno luogo all’interno dei singoli uffici e reparti, non tra funzioni o tra sedi e altre parti dell’azienda.
Inoltre, molte di queste interazioni nascono per condividere informazioni piuttosto che per raccogliere alternative e prendere decisioni.
In breve, il maggior tempo trascorso “comunicando” non produce più collaborazione al di fuori dell’ufficio/reparto.
Le misurazioni sono rare
Nella maggior parte delle nostre aziende non sono associati costi reali per la richiesta del tempo dei colleghi.
Se si identifica un problema che necessita di essere risolto, si convoca una riunione o si raccoglie una squadra per studiarlo e, molto probabilmente, si attiverà un’iniziativa per affrontarlo.
A prescindere.
Questi costi in genere non vengono sottoposti a misurazione-controllo-revisione e non richiedono un’approvazione formale.
7 pratiche utili per la gestione del tempo dell’Impresa
In Puntoexe abbiamo imparato ad attaccare frontalmente questo problema. Creiamo budget formali per gestire la risorsa tempo (scarsa!!!) dei dipendenti.
Questa logica spinge il personale a migliorare la produttività delle riunioni e di ogni forma di collaborazione.
Ragioniamo concretamente:
Rendere l’agenda chiara e selettiva
Un segno distintivo della vera produttività è la capacità di separare l’urgente dall’importante.
Tutti devono sapere cosa e come condividere, oltre a comprendere quali attività siano fondamentali per il successo di un progetto.
Dovremmo quindi spingere a ragionare in questi termini per includere la risorsa tempo.
Non solo le persone dovrebbero essere precise nel riferire come investiranno del tempo extra sui progetti, ma dovrebbero sapere chiaramente cosa possono posporre o ignorare.
Creare un budget del tempo “zero-based”
Se il mercato richiede un aumento della produttività costante, ogni risorsa deve essere attentamente gestita.
Di conseguenza, potremmo ipotizzare di sviluppare i nostri budget operativi (e di capitale) da zero ogni anno, senza prendere spunto dal budget/consuntivo dell’anno precedente.
Ipotizziamo anche un budget “zero-based” per il tempo. Un esempio sfidante?
Non investiremo tempo aggiuntivo dell’organizzazione nelle riunioni per nuovi progetti; “finanzieremo” tutti i nuovi incontri attraverso “prelievi” dalla banca del tempo già a disposizione.
Definire la ragione ultima
Le nostre Aziende spesso cadono vittime delle “iniziative a strascico”, come potremmo definire i progetti apparentemente sensati aggiunti in modo incrementale a lavori esistenti. Pochi di questi arrivano al successo, alla fine.
Dobbiamo obbligarci a formalizzare ogni specifico beneficio di ogni specifico progetto.
Ogni nuova attività dovrebbe specificare il preciso vantaggio economico che l’iniziativa produrrà ed anche il suo totale costo, inclusa la risorsa tempo.
Sarebbe molto utile che ogni iniziativa abbia un “sponsor”, responsabile della gestione dei suoi progressi e del budget.
Semplificare l’organizzazione
Più livelli di gestione si trovano tra la direzione e il collaboratore in prima linea, più lento è il flusso delle informazioni ed il processo decisionale.
Tutti gli Imprenditori lo sanno, anche se molti non riescono ad agire di conseguenza.
Ciò che spesso non si comprende è che ogni supervisore aggiuntivo carica costi ben oltre il suo stipendio. I supervisori programmano riunioni; quelle riunioni richiedono contenuti che altre persone devono generare e altre devono rivedere; e ogni incontro genera una catena di S.Antonio di nuovi incontri.
Il lavoro si accumula, il tempo diventa scarso.
Per migliorare l’efficienza organizzativa bisogna semplificare, partendo dall’alto, standardizzando e semplificando il lavoro per ogni funzione.
Si dovrà inoltre delegare chiaramente l’autorità per gli “investimenti” nel tempo, esattamente come si opera quando si investono capitali.
Standardizzare il processo decisionale
In molte delle nostre Aziende, i processi decisionali sono così mal definiti che l’Impresa dedica più tempo per decidere chi può decidere che all’esecuzione vera e propria.
Ovviamente, stabilire un approccio coerente e standardizzato per prendere decisioni può notevolmente migliorare l’efficienza, salvaguardando il bene “tempo” per altri scopi.
Basterebbe definire esplicitamente una serie di principi operativi che chiariscano responsabilità ed autorità per collaboratori, managers e direzione.
Una parte significativa del tempo risparmiato potrebbe essere impiegata in sforzi per migliorare l’esecuzione (!) e identificare nuove opportunità di crescita.
Stabilire una disciplina del tempo
Nessuna azienda può eliminare tutte le riunioni, per esempio: sono essenziali per favorire la collaborazione e prendere decisioni critiche.
Ma la maggior parte delle aziende può migliorare notevolmente la qualità delle riunioni che organizzano stabilendo alcune semplici norme:
- Ordine del giorno con obiettivi chiari. Quindi iniziamo con uno scopo chiaro: informare sull’argomento A, discutere dell’argomento B e decidere sull’argomento C. La semplicità focalizza i partecipanti sul raggiungimento degli specifici obiettivi.
- Preparazione anticipata. Tutti i materiali devono essere distribuiti in anticipo in modo che i partecipanti possano esaminarli prima dell’incontro. Ciò riduce notevolmente il tempo dedicato alla condivisione delle informazioni durante la riunione.
- Avvio puntuale. Iniziare ogni incontro di un’ora con solo 5 minuti di ritardo costa l’8% del tempo della riunione. La maggior parte delle Aziende manifatturiere non tollererebbe mai l’8% di scarti in qualsiasi altra area.
- Finale anticipato, in particolare se l’incontro non sta portando a nulla. Dobbiamo impedire lo spreco di tempo (e denaro) quando è improbabile che le sessioni producano il risultato desiderato.
Fornire feedback per gestire il carico organizzativo
Non possiamo gestire ciò che non misuriamo.
Eppure poche Imprese tengono traccia delle variabili critiche che incidono sulla produttività, come i volumi di posta e messaggi gestiti, la durata delle riunioni, le difettosità non sistematiche, ecc.
E senza una misura di base della produttività, è impossibile stabilire obiettivi di miglioramento.
Raccogliere queste informazioni, combinate con le linee guida e procedure (metodo!!!), ci incoraggia a modificare il nostro uso del tempo.
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Il tempo è la risorsa più scarsa, e spesso sperperata, di un’Impresa (e non solo dell’Impresa, purtroppo).
Nessuna somma di denaro può acquistare un giorno di 25 ore o recuperare un’ora persa.
Dobbiamo imparare a trattare il tempo dei nostri collaboratori come un bene prezioso, investendo ogni sforzo per generare il massimo valore.
