Tra sfide e opportunità : Come e perché le Aziende di servizi dovrebbero affrontare la rivoluzione digitale
IL QUADRO GENERALE
Digitalizzare non è solo importante ma anche necessario.
Le aziende di servizi sono una categoria sempre più rilevante e in crescita nell’economia italiana.
Seppur appartenenti ad ambiti diversi -impiantistica, consulenza, ingegneria, architettura, manutenzioni, etc.- queste realtà , che lavorano a commessa, sono accomunate da alcune caratteristiche tipiche che le distinguono da aziende del settore manifatturiero.
Queste aziende hanno un obiettivo comune: offrire un servizio di alta qualità riuscendo al tempo stesso a ottenere la massima efficienza in termini di tempi e costi.
Nell’era digitale in cui viviamo, le aziende di servizi si trovano di fronte a una trasformazione senza precedenti.
L’avvento delle tecnologie digitali ha aperto nuove opportunità e ha imposto alle imprese di adattarsi a un ambiente sempre più dinamico e competitivo. La digitalizzazione, quindi, è diventata una necessità per sopravvivere in un panorama in continua evoluzione.
Offrendoci dati reali e concreti, il Politecnico di Milano evidenza come PMI e PMI Large mostrino un profilo di approccio digitale ancora molto timido. Infatti, 46% delle PMI e il 18% delle PMI Large non si sono ancora dotate di un software ERP.
Esploriamo allora il ruolo importantissimo che la digitalizzazione assume nelle aziende di servizi, provando ad offrire un quadro delle sfide, ma anche delle strategie vincenti per cogliere al meglio le opportunità di questa trasformazione.
Siamo convinti che l’adozione di soluzioni digitali innovative non solo consenta alle aziende di rimanere competitive sul loro mercato di riferimento, ma anche di emergere come leader offrendo un reale valore aggiunto ai propri clienti.
LE 6 SFIDE DELLE AZIENDE DI SERVIZI
Criticità ed elementi distintivi
1. Gestione delle risorse umane
Il capitale umano svolge un ruolo fondamentale nell’erogazione di servizi. Le risorse umane sono le vere protagoniste di un processo manutentivo, ingegneristico, produttivo. La mancata informatizzazione dei processi gestionali che le riguardano può tradursi in una serie di ostacoli:
• Pianificazione non puntuale
• Incapacità di assegnare i progetti giusti alle persone giuste
• Mancanza di una calendarizzazione condivisa che renda tutto il team consapevole delle attività di ognuno
• Rendicontazione parziale o addirittura assente delle ore lavorate.
2. Difficoltà nella definizione del preventivo
Ogni servizio offerto ai clienti presenta una serie di complessità e peculiarità uniche. Spesso, la mancanza di un adeguato storico e di flessibilità durante lo studio di fattibilità può portare a errori inevitabili nella definizione dei costi previsti, con conseguente perdita di marginalità durante la fase di realizzazione del progetto.
3. Pianificazione su skills inadeguate
Nelle aziende di servizi, il successo di una commessa dipende interamente dalle competenze delle risorse umane coinvolte.
Di conseguenza, è fondamentale selezionare le persone giuste durante la fase di assegnazione delle attività . Sappiamo benissimo, perché l’abbiamo provato tutti in prima persona, che un problema ricorrente che si presenta in questo contesto è la scarsità delle risorse più qualificate, spesso già impegnate al massimo.
La domanda di talenti altamente qualificati supera spesso l’offerta disponibile creando un deficit di risorse allocabili su nuove commesse. Questo può causare problemi come ritardi nella consegna dei servizi e compromettere la qualità delle prestazioni.
4. Mancata visibilità delle dinamiche economico- finanziarie
E’ innegabile che le aziende che lavorano a commessa si trovano ad affrontare una serie di criticità correlate alle dinamiche finanziarie. La natura stessa del lavoro a commessa comporta un livello di incertezza e variabilità finanziaria più elevato rispetto ad altri modelli di business. Queste situazioni sono causate principalmente dalle fluttuazioni dei costi di materiali, risorse umane e fornitori esterni e dalle tempistiche dei pagamenti che, spesso in ritardo, causano problemi di liquidità .
5. Difficile analisi dei dati
Le aziende di servizi che lavorano a commessa spesso non riescono a tenere sotto controllo gli indicatori cruciali per valutare il successo di un progetto e le performance a questo collegate. Innanzitutto, la natura complessa e variabile dei progetti rende difficile l’identificazione dei KPI più appropriati. Inoltre, la raccolta e l’analisi dei dati spesso sono rese difficili dalla natura frammentata di questi ultimi e dalle continue variazioni dei progetti che disallineano le condizioni dagli obiettivi iniziali.
6. Silos informativi
I silos informativi si verificano quando le informazioni e le conoscenze rilevanti sono isolate all’interno di specifici uffici o reparti (o cantieri!) o dentro sistemi informativi non integrati tra loro, rendendo difficile la condivisione e l’accesso alle informazioni cruciali.
I silos informativi possono essere dannosi perché ostacolano la valutazione accurata delle dinamiche progettuali causando difficoltà nella risoluzione di problemi e una minore capacità di adattamento alle necessità mutevoli del progetto.
DIGITALIZZARE, UN SINONIMO DI SUCCESSO
La trasformazione digitale dei processi consente di affrontare le criticità appena evidenziate in modo proattivo e strategico permettendo alle aziende di distinguersi nel mercato. L’obiettivo è quello di fornire servizi di qualità superiore con la massima redditività .
Vediamo come:
1. Risorse umane al centro
Digitalizzare i processi connessi alle risorse umane, ovvero le presenze/assenze, la pianificazione, la rendicontazione, le competenze e la valutazione delle performance, significa automatizzare una serie di attività che hanno un forte impatto in termini di efficienza, agilità e qualità delle prestazioni.
In particolare, se le competenze, le certificazioni e le esperienze, diventano facilmente accessibili la pianificazione delle risorse e la distribuzione delle competenze sui singoli progetti diventano semplici ed efficaci.
La rendicontazione delle attività facilitata dalla digitalizzazione crea un flusso di dati che possono essere analizzati in tempo reale per prendere decisioni tempestive.
2. Definizione precisa del Preventivo
Digitalizzare la fase di preventivazione significa adottare una tecnologia in grado di apprendere e analizzare i dati relativi a precedenti commesse permettendo di definire così i costi preventivi.
Un sistema in grado di restituire un’analisi preventiva dei costi è determinante per:
• La definizione delle strategie di impatto sul mercato
• Una corretta definizione dei prezzi di vendita
• L’implementazione di dovuti processi autorizzativi sui budget di spesa
• L’analisi di scostamento tra costi preventivi e consuntivi.
3. Pianificazione adeguata
La tecnologia è in grado di modificare radicalmente la fase di pianificazione perché viene in supporto del dislocamento delle risorse disponibili, dei vincoli di calendario e delle attività già schedulate. Concretizzare la digitalizzazione significa anche pianificare in modo realistico le commesse evitando sovraccarichi o, al contrario, la presenza di risorse non utilizzate.
Ne consegue che anche il monitoraggio dell’avanzamento delle commesse è facilitato; inoltre diventa semplice e lineare l’attività necessaria a identificare tempestivamente eventuali ritardi e ottimizzare la sequenza delle attività per evitare conflitti nella pianificazione delle risorse.
4. Dati economico-finanziari in real time
La pianificazione accurata del flusso di cassa e l’implementazione di politiche di pagamento efficaci sono essenziali per mitigare i rischi finanziari. La tecnologia consente di tenere traccia dei costi effettivi, dei ricavi e dei margini per ogni progetto in modo da identificare eventuali scostamenti e prendere provvedimenti correttivi tempestivamente.
Digitalizzare, allora, significa adottare un approccio strategico che agevola la messa in atto di pratiche finanziarie solide.
5. Report automatici
La digitalizzazione non si pone solo l’obiettivo di snellire i processi ma anche quello di ottenere informazioni immediate.
La digitalizzazione dei processi operativi consente in modo naturale di raccogliere una moltitudine di dati consistenti, integrati e unici; questi, attraverso gli opportuni strumenti di Business Intelligence, possono essere sintetizzati per restituire KPI, trend, grafici estremamente utili al management per prendere decisioni di business.
Solo questi tipi di dati offrono la possibilità di disegnare KPI di tipo “lead”, per guidare l’esecuzione delle commesse e la verifica istantanea della redditività . Altretanto per i KPI di tipo “lag”, tipicamente legati al controllo di gestione ed alla contabilità di commessa più interconnessa alla contabilità generale.
6. Unicità del dato
Digitalizzare significa eliminare i fogli di calcolo a vantaggio di soluzioni integrate per eliminare -finalmente- duplicazioni ed errori.
È fondamentale, in questo senso, dotarsi di strumenti e tecnologie collaborative che, fruibili in qualsiasi momento e luogo, facilitano la condivisione delle informazioni in tempo reale e la collaborazione tra i membri della squadra.
I silos informativi spesso però sono il risultato di abitudini aziendali consolidate e resistenze al cambiamento. Digitalizzare non significa solo implementare una tecnologia ma anche promuovere un processo di cambiamento e l’adozione di un approccio più integrato.
La digitalizzazione, infatti, non è solo un processo tecnologico, ma anche un processo culturale e organizzativo. Per raggiungere i propri obiettivi, le aziende sono costrette a promuovere un cambiamento culturale che incoraggi un approccio collaborativo.
Questo significa superare le abitudini consolidate e le resistenze al cambiamento, e adottare nuove pratiche e comportamenti che favoriscano la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra tutti gli attori dell’Impresa, dai vertici alle forze sul campo.
In questo modo, le aziende potranno sfruttare completamete le opportunità offerte dalla digitalizzazione, migliorando l’efficienza, la qualità e la redditività dei servizi offerti.
