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Una buona gestione dei terzisti nasce da metodo, strumenti e chiarezza

Molte PMI manifatturiere vivono una situazione paradossale: hanno digitalizzato magazzino e produzione interna, ma gestiscono ancora i terzisti con telefonate e fogli di Excel. È come avere un orologio meccanico di precisione… e poi caricarlo a mano con una fionda.

Esternalizzare una fase produttiva, che si tratti di un trattamento termico, di una lavorazione meccanica o di un semplice confezionamento, non significa rinunciare al controllo. Significa invece ampliare la propria capacità produttiva contando su risorse esterne, che devono però essere integrate nei flussi informativi e gestionali, non semplicemente “coordinati” a voce.

La vera sfida non è decidere se affidarsi o meno a fornitori esterni, ma mettere in piedi un sistema che permetta di gestirli come fossero parte dell’azienda.

Tracciabilità dei materiali: dove sono i tuoi semilavorati?

Uno dei punti più critici è sapere dove si trovano i materiali in ogni momento. Non è raro che, passate poche settimane, l’azienda perda completamente visibilità su ciò che ha spedito al terzista: quantità, stato della lavorazione, materiali rientrati o ancora fermi. Questo genera confusione, errori contabili e rallentamenti nella produzione.

Per evitare questa perdita di controllo è necessario dotarsi di strumenti digitali adeguati e impostare una procedura chiara.

Cosa fare e come farlo:

• Utilizzare un modulo ERP dedicato alla gestione del conto lavorazione, che consenta di generare automaticamente i documenti di invio e rientro merce.
• Etichettare le unità inviate al terzista già alla partenza, associando lotti, matricole o identificativi univoci.
• Inserire i materiali inviati come “giacenza esterna” in depositi virtuali dedicati, per mantenere il tracciamento in tempo reale.

Pianificazione coerente: i terzisti non sono un mondo a parte

Molte aziende pianificano la produzione interna con metodi strutturati ma dimenticano di includere nei piani anche i tempi necessari per le lavorazioni esterne. Questo genera rotture di flusso, accumuli in magazzino o ritardi in fase di assemblaggio finale. Il problema non è la lavorazione esterna in sé, ma il fatto che non viene considerata parte del ciclo.

La soluzione è fare in modo che le lavorazioni dei terzisti vengano considerate a tutti gli effetti come fasi produttive e non come “buchi neri” gestiti a posteriori.

Cosa fare e come farlo:

• Inserire le attività di conto lavoro all’interno dei cicli produttivi definiti a livello di distinta base.
• Assegnare a ogni fornitore esterno tempi standard e lead time misurati, da inserire nella logica del piano MRP o APS.
• Utilizzare il modulo MES o schedulatore avanzato per collocare le fasi esterne nel piano generale della produzione, trattandole come vere risorse con vincoli e capacità definite.

Controllo qualità: meglio prevenire che collaudare in emergenza

Un altro rischio tipico è quello di ricevere merce lavorata dal terzista senza un piano di controllo chiaro. In molti casi, l’ispezione viene fatta solo quando il problema è già esploso, magari in fase di spedizione al cliente. Questo significa ritardi, rilavorazioni e – nei casi peggiori – danni alla reputazione aziendale.

Inserire i controlli qualità nella gestione del conto lavoro permette invece di trattare la merce rientrata come qualsiasi altra produzione interna, con regole specifiche, soglie di accettabilità e tracciabilità.

Cosa fare e come farlo:

• Prevedere un controllo qualità all’ingresso specifico per la merce proveniente da fornitori esterni, con criteri definiti per tipo di lavorazione e fornitore.
• Registrare eventuali non conformità direttamente nel sistema qualità integrato all’ERP.
• Utilizzare i dati raccolti per creare un vendor rating aggiornato, utile per negoziazioni, valutazioni strategiche e audit interni.

Strumenti digitali per una gestione concreta

Non servono nuovi software se quelli attuali non vengono configurati correttamente. Le funzionalità necessarie per gestire i terzisti in modo efficace sono già presenti nella maggior parte dei moderni ERP e WMS: vanno solo attivate, configurate e integrate con le logiche aziendali.

Cosa è necessario configurare e utilizzare:

• Il modulo “conto lavorazione” dell’ERP, che consente di gestire in modo strutturato spedizioni, rientri, valorizzazioni e legami con le commesse.
• Le causali di magazzino dedicate alla movimentazione esterna, da utilizzare per ogni passaggio con il fornitore.
• I magazzini o depositi “logici” o virtuali che rappresentano le giacenze presso i terzisti, mantenendo visibilità reale su ciò che si trova fuori sede.
• Le fasi di lavorazione esterna all’interno del MES o del ciclo di produzione, per un controllo effettivo del flusso produttivo.

Organizzazione interna: la gestione dei terzisti è anche (soprattutto?) una questione di metodo

Oltre alla parte tecnica, è indispensabile che l’organizzazione interna sia predisposta a gestire in modo sistemico i fornitori esterni. Non basta affidarsi alla buona volontà di chi segue “anche i terzisti”. Serve una procedura chiara, ruoli definiti e strumenti condivisi.

Azioni organizzative da implementare:

• Stabilire un referente interno unico per la gestione dei terzisti.
• Mappare e documentare ogni flusso di conto lavoro: invio, rientro, controllo, registrazione.
• Introdurre una check-list operativa da seguire ad ogni spedizione e rientro.
• Definire e comunicare standard minimi di identificazione, imballaggio e documentazione al fornitore.
• Monitorare sistematicamente le performance qualitative e logistiche di ogni terzista.

Integrare i terzisti nel sistema non significa complicare

Molti temono che integrare le attività dei terzisti nel sistema gestionale significhi creare burocrazia o rallentare i processi. In realtà, è vero il contrario. Senza un’integrazione strutturata, si passa più tempo a risolvere errori, rincorrere documenti mancanti e sistemare la contabilità di magazzino.

Con gli strumenti giusti e un metodo condiviso, anche il lavoro esterno diventa parte fluida del flusso produttivo, mantenendo controllo, tempi e qualità.

Gestire i terzisti in modo efficace significa trattarli come parte del processo produttivo, non come fornitori isolati. Serve visibilità, coerenza nei flussi, controllo qualità e strumenti digitali già presenti nei gestionali delle PMI più strutturate. Integrazione non vuol dire complessità: vuol dire semplicemente sapere in ogni momento chi sta facendo cosa, con quali materiali e per quando.

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