Nella nostra attività imprenditoriale spesso utilizziamo piani “aziendali” troppo vasti e articolati, che avrebbero dovuto essere archiviati una volta che le attività sono avviate e funzionanti.
La pianificazione aziendale e la pianificazione strategica non sono la stessa cosa. La prima è progettata per attivare le strategie, mentre la secondo assicura il loro efficiente completamento.
Per essere più pratici, un business plan determina di quali fondi, strumenti e personale il nostro progetto avrà bisogno, mentre un piano strategico indica come queste risorse saranno utilizzate per creare risultati concreti e raggiungere gli obiettivi.
Inoltre, un piano strategico ben strutturato mantiene l’Impresa in carreggiata:
- Elimina le ambiguità
- Identifica i canali di comunicazione tra i reparti e tra le persone
- Specifica il metodo di monitoraggio dell’avanzamento dei lavori
Quando si dispone di un buon piano strategico, tutte le componenti che contribuiscono a creare valore si trovano sulla stessa lunghezza d’onda: Imprenditore, manager, team ed in generale tutti gli stakeholder.
Come avviare il processo di pianificazione strategica.1. Identificare le risorse necessarie
La maggior parte delle risorse necessarie a mettere a terra la potenza dell’Impresa rientrano in tre categorie. Il nostro piano identificherà quali risorse scegliere, come ottenerle e come gestirle efficacemente in modo che possano far avanzare ogni progetto.
Talenti: Dovremo costruire il nostro team con persone che hanno le competenze necessarie e sono disponibili per tutta la durata di ogni progetto. Se, oltre a questi incarichi, hanno delle responsabilità lavorative precedenti, dovremo porre attenzione a definire una modalità di impiego conforme alla loro disponibilità.
Attività: Gli assets del progetto includono risorse materiali che potremmo dover acquistare o affittare, come strumenti, hardware, software (e licenze), e forse anche spazi di lavoro.
Finanze: Tutti i progetti hanno bisogno di denaro per acquisire le prime due risorse. Se non abbiamo un’idea realistica di quanto costerà tutto, è importante una riflessione diretta e schietta con… la nostra capacità imprenditoriale. Se desideriamo che il progetto venga completato come pianificato, dovrà essere adeguatamente finanziato. Quando si ragiona con questo livello di trasparenza verso se stessi, il progetto ha maggiori possibilità di successo rispetto a un progetto che languisce in attesa di finanziamenti.
Anche se non avremo costantemente bisogno di ogni risorsa, poterne disporre e sapere quando utilizzarla è fondamentale per assicurare che il progetto proceda senza intoppi.
2. Scegliere un modo efficiente di comunicare
L’interruzione delle comunicazioni è una delle ragioni principali per cui i progetti si incastrano o escono dal seminato. Purtroppo neanche le riunioni periodiche sullo stato di avanzamento sono la risposta: la maggior parte di questi eventi sono una perdita di tempo che sarebbe meglio spendere con standing meeting e riunioni settimanali (vedi il MetodoPuntoexe).
La pianificazione strategica richiede risposte efficienti a queste domande:
- In che modo la direzione ed i membri del team comunicano tra loro?
- In che modo le parti interessate saranno tenute aggiornate?
- Come saranno comunicate le scadenze e le interdipendenze fra queste?
- Come saranno comunicati gli aggiornamenti di stato?
La soluzione ideale è una piattaforma centralizzata che favorisca anche la collaborazione.
Quando i membri del team sono in grado di fornire feedback e suggerimenti supportati dall’esperienza sul campo, è possibile mettere a punto un piano strategico migliore, funzione anche dei loro punti di forza.
3. Creare una timeline
Il processo di pianificazione strategica richiede di allineare il risultato desiderato dell’Azienda con una tempistica concreta ed attuabile. Meglio utilizzare strumenti software di condivisione dello stato di avanzamento e delle attività in corso, piuttosto che anacronistici planner cartacei o fogli di MsExcel. Il risultato sarà un piano d’azione “visuale” che permetterà a ciascuno di sapere cosa deve essere fatto, quando, e quanto il team è vicino al raggiungimento dell’obiettivo.
4. Stabilire un metodo per tracciare i progressi
Il monitoraggio del progetto tiene aggiornati sullo stato di avanzamento, in modo da capire se e quando sia necessario rivedere la strategia originale. Conoscere quali milestones sono stati raggiunti (o quanto sono vicini…) e quali membri del team hanno carichi di lavoro più pesanti di altri offrirà intrinsecamente lo spunto per bilanciare al meglio le risorse. Quest’ultima capacità permette di prevenire crisi e stress eccessivo (un poco non guasta, suvvia) trasferendo le attività dai collaboratori sovraccarichi a quelli che hanno meno impegni.
La capacità di tracciare le attività fornirà anche la conferma che i risultati chiave verranno raggiunti nei tempi e nel rispetto del budget. Potrà anche consigliare una nuova direzione di marcia, prima che il progetto cada in stallo.
5. Potenziare l’ascolto del team
Non possiamo lavorare da soli per trasformare un piano in azione. Ogni membro del team ha un ruolo necessario ed importante da svolgere (altrimenti abbiamo sbagliato qualcosa a monte). Quando incoraggiamo un dialogo aperto, i membri del progetto saranno più coinvolti e avranno una migliore consapevolezza delle loro responsabilità e delle nostre aspettative.
Ogni volta che completeranno un compito, sapranno sempre:
- Cosa fare dopo
- Quali i risultati cui aspirare
…senza doversi rivolgere a noi per ogni istruzione.
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Il processo di pianificazione ci dovrebbe permettere di guardare alla realizzazione di un progetto con fiducia, perché ci saremo presi il tempo necessario per definirne gli obiettivi ed esattamente come noi e il nostro team li raggiungeremo.
Disporre delle risposte a tutte le domande importanti all’inizio della pianificazione (chi, cosa, dove, quando e perché) permetterà di concentrarci solo sulla realizzazione.
