 15%. È il totale del tempo delle nostre aziende che viene speso in riunioni, secondo molte fonti statistiche. Le stesse affermano anche che un cambiamento del tipo di approccio ai meeting può incrementare la produttività fino al 20%. La chiave sta nello sfruttare -al meglio- le ore dedicate alle riunioni migliorandone la gestione. Proviamo quindi a far leva sulla produttività riducendo al minimo la frustrazione dei colleghi, motivandoli con argomentazioni il più possibile…coinvolgenti. Valutiamo ciò che serve per trasformare una riunione da potenziale ostacolo al lavoro a catalizzatore di risultati. COME GESTIRE LE RIUNIONI PER RENDERLE PIU’ EFFICIENTI 1. Mettere in discussione lo scopo della riunione Iniziare la riunione mettendone in discussione la necessità farà certamente sentire alcune persone a disagio. Allo stesso tempo si sentiranno coinvolte in una sfida e domandare quale sia il vero scopo della riunione è la migliore provocazione per sensibilizzarle. 2. Valutare i costi per calcolare il valore della riunione Le riunioni devono avere un costo definito, così come deve essere definito il costo delle persone che vi partecipano: è necessario avere ben chiari il costo del tempo dedicato alle riunioni e il costo di tutte quelle attività che le persone, impegnate in riunioni, non stanno svolgendo. La riunione va percepita come momento di altissimo valore produttivo. 3. Creare un ordine del giorno Un’agenda ben organizzata (CRM!!!) è come un piano di volo: bisogna sapere esattamente dove si intende andare e quando ci si arriverà. Ogni punto dovrebbe essere elencato con un titolo, un calendario, un processo (ad esempio: “valutazione offerta fornitore Tal dei Tali, domande e risposte”) ed il tempo per la discussione (max 15 minuti, possibilmente). Sono da definire ovviamente lo scopo e l’obiettivo, per mantenere la riunione sulla strada prevista. Guarda il video per approfondire 4. Rispettare il tempo di tutti È fondamentale assicurarsi che la riunione inizi in tempo e finisca per tempo, nel rispetto degli impegni lavorativi di tutti. Alcuni abili manager designano orari di inizio estremamente precisi (ad esempio le 9:17) e tempi di durata altrettanto rigidi: questo tende a far arrivare le persone all’orario desiderato. Senza un’indicazione chiara sulla durata e sulla fine della riunione, ci si imbatte facilmente in comportamenti “nervosi” da parte di alcuni membri. Consiglio di approfondire questo specifico tema con un nostro MetodoPraxi Specialist. Sulle riunioni periodiche e sugli standing meetings c’è moltissimo da fare. :) 5. Stabilire un ordine di intervento Seguire il processo con un ordine negli interventi di ciascuno, consente a tutti i partecipanti di esporre la propria opinione sull’argomento presentato. Le persone passive parlano troppo poco, quelle assertive parlano troppo e tendono a non ascoltare. E’ possibile anche definire un ordine “volontario” che prevede l’alzata di mano in modo che venga registrato il nome su una lavagna o su un foglio. Essendo a conoscenza del proprio turno, i presenti si rilasseranno, prestando attenzione ad ogni intervento. È meglio prestabilire fin dal principio un ordine circolare che assicuri a tutti la possibilità di parlare, stabilendo un limite temporale per ogni intervento. Poniamo particolare attenzione ai partecipanti che non partecipano! E’ sempre sottinteso un problema che con molto tatto deve essere portato alla luce. I problemi si possono risolvere solo quando si conoscono. *** Questo articolo con i suoi spunti per decidere come convocare una riunione di lavoro, come programmarla e come gestirla, ti permetterà di rendere gli incontri aziendali più efficaci e produttivi. Gli approfondimenti di Azienda Efficiente ogni settimana gratuitamente in posta elettronica Autore  Davide FacchiniMetodoPraxi Specialist
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