Gestione del tempo. Come dare priorità alle proprie attività quando tutto sembra importante31/1/2020  Gestire un'azienda comporta certamente un bel numero di vantaggi. Essere un Imprenditore può offrire soddisfazioni professionali (e non solo) immensamente superiori rispetto a qualsiasi altro percorso lavorativo.
C’è anche qualche, piccolo, lato negativo. Considerando il numero di compiti e responsabilità che la quotidianità riserva, la gestione del tempo può presto diventare una preoccupazione che potrebbe influire sulla rapidità o sull’efficienza con cui raggiungiamo i nostri obiettivi - senza contare il livello di stress accumulabile-. Con un milione di miliardi di incombenze, come possiamo gestire tutto senza essere sopraffatti? Quando tutto sembra ugualmente importante, è necessario creare un piano d'azione che ci consenta di -fare-le-cose e raggiungere i nostri obiettivi. Alcuni suggerimenti per aiutarci a capire… cosa deve essere fatto: Crea un elenco di tutte le attività correnti Avere un elenco di cose da fare proprio di fronte a noi può essere più utile di quanto immaginiamo. Essere organizzati è essenziale quando si tratta di completare ogni incarico in modo corretto e tempestivo; quindi iniziamo inserendo in un elenco tutto ciò che si prevede di fare.
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 Il panorama dei prodotti di consumo e della vendita al dettaglio evolve man mano che le aziende comprendono di dovere per forza fare i conti con i mega-distributori on line a-la-Amazon (ma non solo).
Alcuni marchi tradizionali stanno integrando le loro offerte online e introducendo nuovi modelli di business, come l'evasione dal negozio degli ordini web. Al contrario, Amazon e Zalando, per citare 2 esempi, stanno aprendo i loro negozi fisici. Troppi attori, tuttavia, continuano la loro battaglia per la crescita senza considerare i nuovi requisiti che i consumatori, in primis, impongono alle loro catene di fornitura. Requisiti in termini di velocità, complessità ed efficienza. I nostri clienti si aspettano di ricevere i loro prodotti sempre e ovunque in un tempo molto breve, con un servizio eccellente -ovviamente al prezzo più basso possibile-. Proviamo a elaborare alcune riflessioni sulle reti e sull'ecosistema del futuro, per affrontare mercati sempre più complessi.  Pur se la crescita strutturale è cruciale per la sopravvivenza di un’azienda, molti Imprenditori ne sottovalutano il valore.
Cercare e valutare sistematicamente nuove opportunità di crescita non è un’attività così comune. Le ragioni principali sono legate alla focalizzazione sugli strumenti di riduzione dei costi ed alla difficoltà a superare la quotidianità, la pressione a breve termine. Le Imprese che crescono, nella norma possono:
Non tutte le Imprese che crescono seguono questi dettami: Semplificazione N. 1 Creare nuovi prodotti, servizi -e Aziende- è il modo migliore per crescere. È facile per ognuno di noi farsi prendere dall’entusiasmo per il lancio di un nuovo prodotto o servizio. E’ altrettanto allettante per le Aziende concentrarsi solo sullo sviluppo di nuovi prodotti o modelli di business per crescere organicamente (il “Creare” del paragrafo precedente). Ma potremo seguire un approccio diverso. Potremmo valutare di orientare i nostri sforzi per crescere principalmente attraverso le altre 2 logiche (“Investire” e “Eccellere”). Dovremmo valutare la riallocazione delle risorse verso le attività che offrono maggiore profitto(“Investire”), anche tendenzialmente. Non è necessario che si tratti di attività consolidate. Porsi in ascolto -attivo- verso nuove opportunità deve rappresentare una nostra priorità strategica. Ci troveremo inoltre in una posizione migliore per consolidare la crescita quando saremo in grado di sviluppare un ampio ventaglio di capacità fra loro complementari (“Eccellere”). La creazione di una serie di skills che si rafforzino a vicenda funge da carburante per scelte più consapevoli. E le scelte che operiamo mettendo in comune esperienze ed errori sono il miglior viatico per crescere organicamente.  Possiamo utilizzare la tecnologia per sviluppare le idee imprenditoriali (e non) e trasformarle in azioni?
Per prima cosa sgombriamo il campo da un potenziale malinteso e intendiamoci su una definizione condivisa: Tecnologia: “Vasto settore di ricerca che ha come oggetto l’applicazione e l’uso degli strumenti tecnici in senso lato, ossia di tutto ciò (ivi comprese le conoscenze matematiche, informatiche, scientifiche) che può essere applicato alla soluzione di problemi pratici, all’ottimizzazione delle procedure, alla presa di decisioni, alla scelta di strategie finalizzate a determinati obiettivi”. (http://www.treccani.it/vocabolario/tecnologia/) Ecco allora che scegliere di usare una certa tecnologia intenzionalmente potrà aiutarci per esempio a creare il tempo e lo spazio per -pensare-. Ancora, spegnendo di proposito il flusso delle informazioni grazie ad una tecnologia (organizzativa, non informatica o robotica!!) saremo in grado di elaborare e sviluppare le nostre idee. Talvolta quelle idee si trasformano in… articoli, come questo. Talvolta diventano un nuovo prodotto o un nuovo modo di proporre un vecchio prodotto.  Cioè “del perché le Aziende di maggior successo si pongono obiettivi ambiziosi a lungo termine e del perché anche noi dovremmo farlo” :)
"La maggior parte delle persone sopravvaluta ciò che può fare in un anno e sottostima ciò che può fare in 10 anni.” (Cit.) Che cos'è un Traguardo Cruciale?Per dirla semplicemente, un Traguardo Cruciale è un obiettivo a lungo termine, guidato dai valori e dallo scopo fondamentali della nostra Azienda. Ma è più di un semplice obiettivo. Stiamo parlando di una sfida audace, ambiziosa, completamente fuori dagli schemi tanto da -sembrare- impossibile da raggiungere. Ambizione ed aspirazioni che devono però essere collegate alla strategia di base della nostra Impresa, per evitare sparate generiche senza collegamenti con la realtà o elenchi di numeri casuali (o banali). Perché il Traguardo Cruciale è fondamentale per la nostra attività Con logica controintuitiva, una delle caratteristiche alla base del Traguardo Cruciale è che ci costringe talvolta a pensare troppo in piccolo. Ironia della sorte, stabilire un obiettivo a lungo termine che sia di ispirazione ed audace, crea anche un senso di urgenza. Ma possiamo cogliere il meglio anche da questa condizione. Se il nostro Traguardo Cruciale è davvero ambizioso, potremmo essere spinti a credere che non verrà mai realizzato in un’azienda… mediocre. Ed a nessuno piace la mediocrità.  “Manager”. Nel mondo degli affari, è un ruolo pensato per avere un peso importante.
Il problema è che non descrive in modo accurato cosa fanno le persone in quel ruolo, né evidenzia le qualità cruciali per -potenziare- e supervisionare una squadra. Procediamo per gradi. Esistono due definizioni principali della parola “gestire”, alla radice delle funzioni del manager. La prima definizione ruota intorno all’essere responsabile di un'azienda, un'organizzazione o un'impresa. L'altra riguarda il riuscire a dosare e ripartire le forze o le risorse. Non è interessante che una abbia un tema apparentemente positivo mentre l'altra riguarda semplicemente il “dosare”? Per molti dipendenti che lavorano sotto la guida di certi manager, purtroppo, la sensazione predominante è proprio quella di sopravvivere semplicemente all'esperienza di lavoro nelle condizioni create e controllate da quella persona. Probabilmente tutti conosciamo il detto "le persone abbandonano i dirigenti, non le aziende". Dobbiamo fare in modo che questa situazione non si concretizzi, nelle nostre Imprese. Gestire e guidare sono due cose diverse Senza entrare nel merito di altre questioni o approfondimenti, quale scenario sembra offrire risultati complessivi migliori: Una squadra che è gestita bene o una squadra che è guidata bene? In altro modo, vorremo lavorare con un grande manager o con un grande leader? Nella gerarchia del linguaggio aziendale e dell’organizzazione, il ruolo di un leader è spesso superiore a quello del manager. Ma cosa accadrebbe se il responsabile di una squadra, indipendentemente dalle sue dimensioni all'interno dell’Impresa, operasse come leader, piuttosto che come manager?  Proviamo ad abbozzare un consuntivo (parziale, c’è ancora moltissima strada da fare!) di esperienze e lezioni apprese in tanti anni di lavoro?
Lungo la strada affrontiamo sfide ed errori ogni giorno. Questi tempi sono impegnativi ma offrono opportunità di apprendimento e crescita ineguagliabili. Cerchiamo allora di dettagliare gli sforzi per evitare di fare lo stesso errore due volte. L’elenco è lungo, ma buono :) 1. Stabilire presto un metodo Quando si avvia un’attività, spesso le decisioni sono assunte in modo relativamente estemporaneo. Colpa dell’entusiasmo. Quando il business si basa sulla disciplina della pianificazione e del metodo di lavoro arrivano le decisioni lungimiranti. Dobbiamo iniziare da subito con una solida base di metodo e procedure per fondare qualsiasi scelta su dati e valutazioni oggettive. 2. Concentrarsi sull'Azienda e non solo sul prodotto "La tua azienda dovrebbe essere il tuo miglior prodotto” è una citazione che adoro. La nostra Azienda non è fatta solo di prodotti. Sono le persone e i processi che la rendono una IMPRESA. Ogni mese/trimestre prendiamoci il tempo per concentrarci sull’Azienda: come stanno le nostre persone e i nostri processi? Cosa funziona, cosa non funziona e cosa possiamo migliorare? È importante investire tempo nella valutazione e nel miglioramento costante di persone e processi. Tutto il resto va a posto da sé :) 3. Non rallentare il proprio sviluppo personale Per sviluppare la nostra Impresa, dobbiamo imparare e crescere costantemente. Se si desidera aumentare il tasso di crescita… è fondamentale  “Qualunque cosa tu faccia, falla bene”.
Sembra ovvio. Ma decidere esattamente cosa fare - o se continuare a farlo - è difficilissimo quando cerchiamo di distinguerci, di rimanere competitivi e adattarci alle forze del mercato. Non bastasse, si sommano le “distrazioni”: l'invidia per il successo di un rivale, la ricerca cieca della crescita, la sottovalutazione delle capacità e degli investimenti necessari per entrare in un nuovo mercato - possono far sì che le nostre aziende si allontanino dai loro punti di forza. Purtroppo talvolta assistiamo anche ad una sorta di “entropia organizzativa”, che fa decadere e sedimentare malamente anche le strategie meglio costruite. Ma cosa fa sì che le nostre aziende rimangano fedeli alla loro essenza? Quali forze possiamo sfruttare per -trattenere- le imprese dove devono stare, per rimanere competitive? Volendo ricondurre tutto all’esperienza del cliente, uno dei modelli più affidabili e frequenti è quello dello “specialista”: chi sceglie di fare una sola cosa e di farla bene. Per queste imprese di nicchia, quindi, il problema della focalizzazione diventa necessariamente un problema di identità. Osservando gli specialisti, potremo carpire comportamenti che ci aiuteranno a focalizzare le nostre strategie, anche se ci sono momenti in cui anche gli specialisti più speciali :) devono… cambiare specializzazione per rimanere competitivi. Possiamo classificare gli specialisti in 2 tipologie di base:  La maggior parte dei consigli sulla gestione del tempo si concentra su singole e specifiche azioni e funzioni.
Lo sappiamo perfettamente: riafferma il controllo sulla tua e-mail, sii molto più selettivo sulle riunioni cui partecipi, non usare programmi di instant messaging e così via. Sono raccomandazioni utili, ma le nostre migliori intenzioni sono molto frequentemente sopraffatte dalle esigenze e dalle pratiche del quotidiano. La maggior parte delle nostre aziende ha procedure, anche elaborate, per definire la gestione del denaro. Deleghiamo autorità con attenzione, prescrivendo limiti di spesa per ogni livello. Il tempo dell’Impresa, al contrario, rimane in gran parte una risorsa non gestita. Sebbene telefonate, e-mail, riunioni ed ora anche le conference call consumino ore di ogni benedetto giorno, le aziende definiscono poche regole per governare queste interazioni. Soprattutto, la maggior parte le nostre aziende non ha una chiara percezione di come spendono il loro tempo i collaboratori, ad ogni livello della scala gerarchica. Non ci sorprenderà allora che quel tempo sia spesso sprecato. E se adottassimo un approccio completamente diverso? Se trattassimo il tempo come una risorsa scarsa da investire con prudenza? Probabilmente tutti sappiamo che:  Le checklist (checklist: sostantivo - elenco delle voci corrispondenti ai controlli da eseguire nelle varie fasi di operazioni complesse - liste di controllo) possono sembrare uno strumento di gestione troppo semplice, talvolta banale. Al contrario, possono amplificare la nostra produttività prevenendo errori evitabili e risparmiando moltissimo tempo.
Quando si tratta di fare di più -e meglio-, una lista di controllo è una parte cruciale del percorso verso il risultato, perché aiuta il processo decisionale, l’efficienza dei processi in generale e la disciplina che porta a prestazioni più elevate. Le checklist fanno risparmiare tempo perché… non ci obbligano a reinventare la ruota, semplicemente strutturando le attività in un formato sequenziale e ordinato. Soprattutto se ci troviamo nella necessità di gestire ed organizzare una PMI, destrutturare compiti e processi complicati in passaggi facili da seguire e verificabili, può avere un notevole impatto anche quando le singole attività possono sembrare ovvie. Le checklist, in sostanza, possono evitare a noi ed alla nostra squadra di rispondere alla fatidica domanda: "Cosa devo fare dopo?”. Dobbiamo fare attenzione, le checklist non riguardano tanto le attività quotidiane e le cosiddette to-do lists. Organizzare la giornata sarà argomento di altri post. Le checklist che ci interessano sono quelle che dettagliano un processo o una attività. Sono protocolli di lavoro codificati e standardizzati che permettono di ottenere risultati costanti e indipendenti da persone o strumenti che li producono. Valutiamo 4 esempi di liste di controllo che possiamo utilizzare per trasformare il modo in cui facciamo le cose, ridefinendo la nostra produttività, efficienza e carico di lavoro: |
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