Il Blog dell'Efficienza

Sebbene la maggior parte degli Imprenditori comprenda che il tempo è la risorsa più scarsa, pochi fanno lo sforzo di acquisire una prospettiva strategica su come spendono le loro ore giorno per giorno, ogni settimana di ogni mese. 

Ancora meno hanno l'abitudine di tenere traccia di come organizzano le priorità che cadenzano il trascorrere del loro tempo. 

Certo in alcuni di noi (sottoscritto escluso) è innata un certa abilità nel fare il miglior uso della risorsa "tempo". Esperienza, leadership, struttura dell'Impresa possono aiutare -molto- nel governo del tempo.

Come gestire il tempo per noi in cui questo talento... non è innato:

Suddividere le responsabilità e le attività in categorie 

Ovviamente le categorie variano a seconda della tipologia di lavoro, ma dovranno essere sia "strategiche" che "tattiche". 

Identifichiamone alcune:

• Crescita e miglioramento. Questa categoria deve essere centrata sulle opportunità, non sulle crisi. Si tratta spesso della categoria si attività in cui il valore aggiunto che apportiamo alla nostra azienda è il più significativo. La sfida è quella di mantenere inviolabile il tempo dedicato a queste attività.

• Gestione delle persone. Sarebbe utile suddividere questa categoria sia in coaching verso i collaboratori alle dirette dipendenze che in gestione delle persone dell'intera filiera degli stakeholders. Anche clienti, fornitori, terzisti, ecc. interagiscono con noi attraverso persone; è un errore dimenticarlo. Inoltre, tutti sappiamo che stabilire canali di comunicazione efficaci è fondamentale, ma quanti fra noi pianificano effettivamente il tempo per farlo? Nella fretta di fatturare, non lasciamo che la nostra comunicazione - in ogni direzione - ne soffra.

• Responsabilità quotidiane.A seconda del nostro ruolo, quest'area potrebbe anche essere suddivisa, per esempio, in attività direzionali, di vendita o addirittura di fornitura di servizi.

• Amministrazione. Quest'area impatta lavori "necessari" che vanno dal riservare tempo per intervistare candidati (quando si trovano) al lavoro per rispondere alle email fino alle riunioni quotidiane (gli standing meetings dei quali abbiamo parlato nel nostro ultimo webinar). 

​Determinare quale percentuale del nostro tempo spenderemo in ogni categoria

La nuova automazione è intelligente, veloce e snella.

Nella maggior parte delle aziende, il profilo dello sviluppo tecnologico su larga scala ha avuto un aspetto sorprendentemente simile negli ultimi decenni. Ad investimenti importanti hanno fatto seguito... budget sforati quasi costantemente.

Sistemi gestionali ERP, CRM e software di pianificazione della produzione, tra gli altri, hanno aiutato negli anni le aziende a ottimizzare innumerevoli funzioni ed a raccogliere moli di dati importanti (molti di questi sistemi richiedono ancora una significativa elaborazione manuale, purtroppo). 

Anche se la tecnologia gestionale aziendale rimane essenziale per tutte le operazioni delle PMI, è evidente come molti di questi sistemi abbiano raggiunto il punto di massima resa.

Fortunatamente, la velocità, la scalabilità e il costo dell'automazione stanno evolvendosi oltre questo livello. Tecnologie intelligenti come l'automazione di processo robotizzata, l'apprendimento delle macchine e i sistemi di elaborazione del linguaggio naturale offrono alle nostre aziende nuove opportunità per migliorare le prestazioni dei processi e realizzare risparmi significativi sui costi. 

Queste tecnologie possono essere implementate in brevi "scatti", focalizzati su un problema specifico, con costi gestibili. 

L'automazione snella ci offre la rapida implementazione di tecnologie flessibili e adattabili, che colmano le lacune lasciate dai sistemi aziendali attuali per garantire nuovi livelli di produttività.

​OVVERO, APPLICARE LA SCIENZA ALL’ARTE DELLA STRATEGIA

Noi Imprenditori coniughiamo con difficoltà rigore empirico e pensiero strategico. 

Indagando, scopriremmo quasi certamente una frustrazione profonda: la sensazione che la pianificazione strategica non produca percorsi innovativi, limitandosi invece a perpetuare lo status quo.

Questo tipo di progettazione potrebbe generare nuove idee radicali (rivoluzionarie?), ma il più delle volte quelle idee non si possono tradurre in scelte strategiche che guidino all’azione concreta, "produttiva" (come piace a molti di noi). 

Le strategie dovrebbero essere guidate dai numeri e da un’analisi approfondita. Una reazione molto diffusa porta invece a diventare “antiscientifici”, liberandosi dagli obblighi del macinare numeri in modo organizzato e ricorrendo a “sessioni creative” volte a promuovere una sorta di pensiero anticonvenzionale.

Ma anche in un approccio scientifico si può configurare lo sviluppo di ipotesi innovative, certo seguito da test accuratamente pianificati. 

Ipotizziamo un nuovo cammino, innescato dalla presenza di un problema strategico o di un’opportunità e che parta dalla formulazione di ipotesi ben articolate: 

1. PASSARE DAI PROBLEMI ALLA SCELTA 

​Ciò che caratterizza un imprenditore può essere valutato in modo diverso da persone diverse con culture diverse. Alcuni considerano la passione come la qualità primaria, mentre altri considerano la competenza il miglior metro di giudizio. 

Indipendentemente ogni valutazione soggettiva, l'imprenditorialità è il risultato del desiderio innato di attuare un cambiamento in meglio. Questo desiderio, se accompagnato da alcune competenze cruciali, darà sostanza ad un imprenditore pronto per ogni traguardo.

Ben consapevoli che non esiste una lista di qualità "definitive", proviamo a valutare un'elenco di competenze chiave che un imprenditore dovrebbe possedere:

1. Pensare fuori dagli schemi

Imprenditorialità significa approccio creativo verso il lavoro. Gli imprenditori di qualità pensano fuori dagli schemi e sono abili nel trovare possibilità e valori in luoghi dove altri hanno perso la speranza.

Semplicemente, iniziano il loro viaggio da dove gli altri smettono di pensare e creare. Chiunque può avviare un'impresa, ma un vero Imprenditore sa cambiare le carte in tavola e concretizzare un'idea dal nulla.

2. Eccellenti capacità di comunicazione

Una parte importante del nostro viaggio nel mondo del business sarà all'insegna della comunicazione e dell'interazione con un numero grandissimo di persone. Che si tratti dei nostri fornitori, clienti o dipendenti, come trasmetteremo loro il nostro messaggio gioca un ruolo fondamentale nel determinare il nostro successo come imprenditori.

Non dimentichiamolo mai, le capacità di comunicazione includono anche la capacità di ascoltare.

​Periodicamente sarebbe opportuno prendersi un giorno di "vacanza" dal nostro business per lavorare "sul" business invece che "nel" business.

Mediamente ogni trimestre dovremmo fermarci per comprendere a che punto ci troviamo con le nostre aziende e come imprenditori. 

Sono momenti nei quali porsi nuovi obiettivi e valutare i piani d'azione che stiamo attuando. 

Dovremmo in sostanza valutare a che punto i troviamo nel ciclo di vita dell'Impresa. 

Perché? Perché ogni fase del ciclo di vita dell'Impresa richiede attività e progetti diversi, caratteristici dell'ambiente e del mercato nei quali si muove.

Proviamo a paragonare l'Impresa ad un organismo in evoluzione. 

Le 5 fasi dell'evoluzione dell'Azienda:

​Le statistiche sulla presenza e delle attività digitali dei concorrenti sono una parte relativa e insufficiente dell'analisi competitiva strategica.  

C'è una visione molto più ampia da considerare anche se la maggior parte della letteratura "mainstream" consiglia di esaminare i siti web, il traffico e le parole chiave. Ci può essere valore in queste informazioni ma è profondamente sbagliato fermarsi alla superficie.

L'analisi competitiva condotta in questo modo è inutile perchè si trascura di rispondere a domande strategiche in grado di aiutare a scegliere e cambiare percorso quando se ne manifesta la necessità.

Questo è particolarmente vero per le PMI che spesso non dispongono di figure a tempo pieno per guidare il marketing o che comunque dedicano poco tempo all'analisi dei dati. Dare un rapido sguardo alle statistiche online e sentirsi appagati, come se si fosse eseguito un compito, è spesso l'atteggiamento più diffuso -e inutile-. 

È probabile infatti che nulla di queste attività si traduca in un cambiamento significativo della strategia.

Dovremmo trascorrere meno tempo sulle superficie e dedicare risorse a valutare informazioni che contano, che influenzeranno la nostra strategia. 

Potremo essere più strategici per esempio valutando i punti di forza, le debolezze e il posizionamento dei concorrenti.

​In primo luogo sarà necessario appunto definire la concorrenza, senza commettere l'errore di presumere che questa definizione sia scontata. 

Dovremo considerare almeno la possibilità che il nostro concorrente più importante possa essere si un'azienda, ma anche un cosiddetto sostituto competitivo. 

Il concorrente potrebbe essere un ufficio interno all'organizzazione del cliente o un suo partner, per esempio.

Prenderemo anche in considerazione marchi e Aziende che non sono nella nostra specifica categoria, ma che i clienti potrebbero utilizzare come alternativa.

Una volta stilata una lista dei primi 3-5 concorrenti, rispondiamo a queste 5 domande per identificare le lacune che potremmo colmare e le opportunità da sfruttare rispetto a ciascun competitor. Ne varrà la pena :)

1) QUALI SEGMENTI DI CLIENTI SERVONO I CONCORRENTI?

Il mercato di massa che prevede linee di assemblaggio per il make-to-stock non è l'unico settore in cui il digitale sta trasformando la produzione. Anche i produttori su commessa e dell'industria della trasformazione subiranno un grande impatto.

Il settore manifacturing subirà o sfrutterà il digitale?

Produttori a basso volume e ad alta complessità come produttori di macchine agricole o aziende del settore della trasformazione nel mondo del food hanno in molti casi rallentato l'adozione delle tecnologie digitali. 

È comprensibile che queste organizzazioni abbiano spesso l'impressione che solo le soluzioni digitali su misura siano efficaci nelle loro attività e che non c'è nulla sul mercato che li supporti.

Programmi su scala aziendale per sostenere progetti di produzione digitale raramente decollano mentre, al contrario, queste soluzioni sono più comunemente identificate e implementate da singoli reparti, uffici o unità di business.

Nonostante queste barriere, molte Imprese hanno compreso e -speriamo- metabolizzato l'urgenza di implementare soluzioni digitali, percependo il rischio di perdere vantaggi competitivi rispetto alla concorrenza. 

Hanno ragione: l'impatto potenziale delle tecnologie digitali è significativo ed i grandi volumi di dati che queste aziende stanno ora producendo potrebbero essere la chiave di volta per migliorare la produttività.

Come la digitalizzazione può trasformare le attività

Le soluzioni digitali possono aiutare ad affrontare direttamente le sfide specifiche che i produttori ad alta complessità si trovano ad affrontare. 

Il segreto sta nell'applicazione del digitale alle operazioni integrate piuttosto che alle singole funzioni. 

​Lavorare sul digitale in 3 aree dal grande potenziale:

Molte Aziende investono molto tempo, denaro e sforzi per ottenere il famigerato feedback dei clienti. Ma tempo e denaro vengono spesso sprecati sprecati. Perché? 

Perché, o facciamo le domande sbagliate, o facciamo molte domande ma non ascoltiamo le risposte, o -peggio- ascoltiamo le risposte e poi non facciamo nulla a proposito di quello che sentiamo.

Il feedback dei clienti è preziosissimo, qualsiasi esso sia (in Puntoexe abbiamo creato anche il Registro delle Lamentele; nascondersi dietro un dito è dannoso e sciocco).

Il riscontro dei clienti è una grande fonte di idee, opportunità, miglioramenti, e dimostra ai nostri clienti che ci preoccupiamo di essere davvero utili - a patto che ascoltiamo e poi agiamo.

​Tutto vero ma... troppe Imprese passano semplicemente attraverso le risposte e pongono domande che non le rendono troppo scomode. Quindi, giusto per farvi pensare, ecco 9 domande che dovremmo considerare di porre ai nostri clienti.

Non sono le tradizionali domande di feedback che di solito vengono poste, e non sto suggerendo di proporle a tutti i clienti. Il loro obiettivo è quello di avviare una conversazione, sfidare lo status quo e possibilmente migliorare le nostre performances nel pre e post vendita, il nostro atteggiamento e le nostre relazioni.
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Le 9 domande da porre ai clienti:

​Per l'Impresa che intende affrontare un nuovo mercato, è necessario determinare le esigenze dei clienti target e capire esattamente ciò che la concorrenza sta facendo per soddisfarle.

In fondo, arrivare per secondi un un mercato offre almeno il vantaggio di poter emulare le strategie e le tattiche che si sono già dimostrate efficaci, e permette di identificare - e capitalizzare - le lacune nel servizio da parte della concorrenza. 

Non dimentichiamo che oltre all'effettivo prodotto o servizio che offriamo, inoltre, dovremo assicurarci che il nostro processo di vendita sia ottimizzato, sia in termini di standard del settore che di aspettative dei clienti.

Come analizzare e re-ingegnerizzare i processi di vendita della concorrenza​

​Un piano dettagliato può risultare rassicurante, ma non è un strategia

Imprenditori e managers sanno che la strategia è importante, ma quasi tutti ne hanno timore, perchè li costringe a confrontarsi con un futuro. 

La reazione naturale all'incertezza è spesso quella di ridimensionare la sfida trasformandola in un problema che si può risolvere con strumenti collaudati e testati, con un piano operativo. 

Di solito, questo piano è supportato da fogli di calcolo dettagliati che offrono proiezioni di costi ed entrare abbastanza avanti nel futuro ed alla fine del processo tutti si sentono meno spaventati.

Si tratta di un pessimo modo per elaborare una strategia perchè timore e disagio sono parte essenziale dell’elaborazione di una strategia. Se ci sentiamo del tutto a nostro agio con la nostra strategia, esiste la seria possibilità che non sia molto buona. 

Dovremmo sentirci a disagio e quasi in apprensione: la vera strategia significa scommesse (ponderate) e scelte difficili.

​L’obiettivo non è infatti quello di eliminare il rischio, ma quello di aumentare le probabilità di successo. 

Per comodità tendiamo a ritenere che una buona strategia non sia il prodotto di ore di studio e di ricerche accurate ma al contrario, il risultato di un processo mentale semplice e abbastanza improvvisato. Capiamo di cosa ci sarebbe bisogno per ottenere ciò che vogliamo e poi stabiliamo se è realistico provare a raggiungerlo. 

Una strategia efficace dovrebbe stare bel lontana dalle sirene della zona di comfort: 

LO SLITTAMENTO DA STRATEGIA A PIANIFCAZIONE
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La parola “strategia” viene associata con il termine “piano”, come il processo di “pianificazione strategica” al “piano strategico”. Lo slittamento sottile da strategia a pianificazione si verifica perché rappresenta un esercizio piuttosto facile da realizzare.

I piani strategici, di solito, si strutturano in 3 parti principali: