Pianificazione: 6 fasi per eseguirla correttamente

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​Quando impostiamo le nostre pianificazioni, siamo concentrati e motivati a tal punto che ci sembra  di avere una visione completa di tutto cio’ che andremo a realizzare.

Mille cose da fare, ore infinite impiegate anche a delegare ed a preparare  il nostro team.
Ma il tempo e’ il nostro miglior… nemico.

Ecco come possiamo rispondere alla  richieste pressanti di tutti: con un approccio graduale in 6 passi con i quali potremo organizzare la nostra pianificazione.

Individuare il problema imparando dal passato

Otterremo un importante cambiamento quando inizieremo ad analizzare il tempo che fu. Potremmo iniziare con una “dissezione” di un periodo di tempo specifico, l'ultimo mese. 
L'obiettivo è quello di identificare ciò che funziona e ciò che ha bisogno di miglioramenti, in modo da essere meglio preparati per proseguire. Invece di commettere gli stessi errori più e più volte, questa analisi ci offrirà consapevolezza  dei problemi passati in modo da non commetterne più.

Come svolgere questa analisi

Prepariamo l’ incontro con i nostri collaboratori ed analizziamo insieme queste domande:

Cosa doveva succedere?
Cos’è andato bene?
Cosa non è andato bene?
Cosa abbiamo imparato?

… sembra il MetodoPraxi :)

Ad ogni membro del team chiediamo di venire preparato alla riunione con la sua lista di 3 cose che sono “andate bene” e di  3 cose negative.
Potremo scoprire  che alcuni processi dovranno essere modificati poiché privi di una chiara strategia sulle priorità da seguire.

Identificare l'obiettivo e la motivazione

Il primo passo per essere più strategici è quello di  identificare il problema principale che si sta cercando di risolvere e/o l'obiettivo che si vuole raggiungere.

Le domande da fare:

- Dove stiamo cercando di andare?
- Cosa stiamo cercando di ottenere?
- Perché questo obiettivo è importante?
- Qual è il rischio di non  poterlo raggiungere?

E’ importante coinvolgere la nostra squadra. Cerchiamo di essere trasparenti, cerchiamo di guidarli verso gli obiettivi comuni.

Identificare la scena ideale
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Una volta identificato l'obiettivo e  chiarito il motivo della sua importanza, disegniamo un quadro chiaro di come possiamo realizzarlo. 
Anche se può sembrare difficile, avere una chiara metrica per guidare al successo il nostro team avrà un grande impatto. 
Diamo loro chiarezza!

Per identificare la scena ideale domandiamoci:

- Come sappiamo se siamo sulla buona strada?
- Come possiamo misurare i risultati?

Se il nostro obiettivo non è facilmente tracciabile, chiediamoci quali sono gli indicatori principali che ci diranno se stiamo percorrendo la strada giusta.

Creare il piano per raggiungere l’obiettivo

Perché non concedere ai collaboratori la possibilità di identificare i problemi e la strada verso la loro soluzione?

Potremmo guidarli ponendo domande sulle decisioni da prendere:

- Quali sono le fasi chiave/critiche che dovranno accadere?
- Quando dovranno accadere?
- Quali , tra queste, devono accadere prima delle altre?

Chiediamo al nostro  team di identificare tutte le principali competenze necessarie per raggiungere l’obiettivo e concretizziamole in azioni sul campo.

Per essere certi  che il nostro  piano sia realizzabile chiediamoci anche:

- Questo piano è raggiungibile entro i tempi previsti?
- Abbiamo fatto delle ipotesi che devono prima essere testate?

Pianificare le insidie e le battute d'arresto

Si tratta di un passo importante che spesso manca nella pianificazione. La pianificazione dell’emergenza aiuta noi e tutta la squadra a spegnere i focolai dei problemi prima che divampino.

La checklist delle insidie:

Quali sono i potenziali rischi o le insidie che potrebbero sabotare la nostra panificazione?
Quali sono le cose da fare/modificare/prevedere che servono per evitare alla nostra pianificazione di incorrere in rischi o insidie letali? 

Impostare un ritmo delle riunioni

Per prima cosa, guarda questo breve video: https://youtu.be/55LWbgsPrRY
Poi, definiremo cosa e come dovrà accadere, chi sarà il responsabile, fissando il ritmo delle riunioni:

Incontriamoci ogni giorno in soli 5 minuti per verificare il completamento della nostra priorità del  giorno precedente e la nostra massima priorità per oggi. Eventualmente valutiamo dove siamo bloccati, in modo da poter rimuovere tempestivamente i ”colli di bottiglia”.

Svolgiamo inoltre  incontri settimanali per identificare  le priorità della settimana

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La pianificazione è questione di consapevolezza e ritmo.
Affrontare i progetti e le attività con metodo e visione d’insieme ci permette di guardare con serenità alle scadenze ed ai risultati attesi.

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Autore

Davide Facchini

MetodoPraxi Specialist