Lavorare su diversi progetti: si può fare

Poche persone hanno la fortuna di lavorare su un singolo progetto per volta; la maggior parte di noi è costretta a destreggiarsi tra le necessità di molti colleghi e molti progetti. Contemporaneamente.

Nel mondo perfetto, quello che non esiste, questo tipo di attività offre molti vantaggi: per esempio possiamo rendere disponibili le nostre competenze esattamente dove e quando sono necessarie, oppure modulare gli sforzi e le risorse fra i progetti sfruttando i periodi con minor carico di lavoro, evitando i tempi di inattività che tanto male fanno al bilancio.

Nel mondo reale, purtroppo, tutto può essere decisamente più complesso. Per molti di noi, farsi coinvolgere in diversi progetti è più stressante e meno produttivo di quanto si potrebbe ipotizzare.

Il trasferimento dell’attenzione e della concentrazione tra le attività richiede tempo e risorse.
Spostandoci da un progetto all’altro e da una squadra all’altra, probabilmente saremo anche costretti ad adattarci a ruoli diversi.
Potremmo essere il referente di un progetto ed un membro di minor peso di un altro. Non solo cambierà il livello di responsabilità, ma anche la nostra possibilità di usare le risorse quando… il gioco si fa duro.

I gruppi al lavoro su ciascun progetto di solito condividono relazioni, routine, simbologie, aspettative che richiedono energia e tempo per essere gestite.
Non pianificare e concordare attentamente il nostro contributo in ciascuna squadra potrebbe finire con lo svilire i nostri sforzi, impedendoci inoltre di crescere professionalmente.

Come possiamo gestire tempo, stress e sviluppo professionale se siamo coinvolti in svariati progetti? Come possiamo rimanere concentrati su ciò che è più importante?

Alcune regole di base:

Identificare le priorità e mettere in ordine il proprio lavoro

Fotografare la scena. Focalizzarsi attentamente sul lavoro del giorno ci permette di rispondere con prontezza a qualsiasi urgenza o interazione con il gruppo. E’ fondamentale pianificare regolarmente un controllo dello stato di tutti i progetti nei quali siamo coinvolti per governare le attività imprescindibili. In questo modo potremo identificare concretamente i momenti di potenziale crisi nei quali più progetti manifestano esigenze elevate.
Velocità e richieste dei progetti determineranno la frequenza delle verifiche e, perché no, anche lo stile di gestione.

Dare priorità. Scegliere un compito per volta e chiuderlo, piuttosto che destreggiarsi fra innumerevoli micro-attività.
E’ sempre bene iniziare con il compito che richiede la massima concentrazione (eat the frog!) e dargli la nostra totale attenzione.
Dovremo valutare una serie precisa di obiettivi da raggiungere, definire quali azioni sono necessarie per raggiungere quei risultati e muoverci di conseguenza senza sosta.

L’attenzione e le risorse dedicate ad un progetto dal quale stiamo uscendo per passare ed un altro, occupano preziose risorse mentali.
Meno passaggi riusciamo a fare in un breve lasso di tempo, meglio è.

Se è proprio necessario il multitasking, cercheremo di coordinare e raggruppare eventuali compiti compatibili fra loro.

Definire e comunicare traguardi e aspettative

Proteggiti. Quando ci si concentra su un’attività importante, è fondamentale definire come gestire le intrusioni inutili.

Se sto lavorando con la testa che fuma per la concentrazione, non mi sposterò a consultare la posta elettronica ogni minuto. Magari informerò i colleghi che non controllerò i messaggi fino a una certa ora del giorno pregando di usare il cellulare in caso di -assoluta- emergenza.
Spiegando alle persone di non aspettarsi una risposta immediata, da un lato guadagneremo tempo per il lavoro importante, e dall’altro rassicureremo sul fatto che presteremo attenzione, in seguito.

Offrire il numero di cellulare indica la disponibilità a rispondere, ma farà anche riflettere due volte il nostro interlocutore: ha davvero bisogno di attenzione immediata?

Dettagliare e comunicare i progressi. Essere “in controllo” aiuta tutti i membri del gruppo a sentirsi consapevoli e proattivi.
Aiuta ad anticipare i problemi.
Se siamo in grado di dire -con anticipo- "Ho un problema e potrei non essere in grado al 100% di rispettare la data di scadenza”, otterremo la completa fiducia da tutte le persone interessate al progetto.
Poter dire ai colleghi “sono sul pezzo, ne prendo nota” aiuta a far comprendere che daremo seguito alle richieste quando potremo fornire maggiori dettagli.
Non serve dire “subito”, ma manifestare il controllo della situazione.

Ottimizzare la propria crescita professionale

Imparare a conoscersi. Un grande svantaggio del lavoro su molteplici progetti è l’impossibilità di lavorare -continuativamente- al fianco degli esperti delle diverse aree di ciascun progetto.
Ciò riduce sia la possibilità di imparare da loro sia la nostra capacità di farci apprezzare.

Sotto la pressione delle scadenze, si è costretti a sfruttare il contributo di ogni persona nelle aree dove ha profonda competenza. E’ spesso molto difficile investire sistematicamente nell'apprendimento e nella crescita dei componenti del gruppo.

E’ necessario avere consapevolezza dei propri obiettivi di sviluppo personale e dei progressi periodici verso questi traguardi.
Parlarne ai membri della squadra ed ai responsabili di ciascun progetto può aiutare a collocare al meglio competenze ed ambizioni.

Niente scuse. Dopo aver identificato gli obiettivi di crescita, bisogna identificare e dedicare del tempo per l'apprendimento reale.
E’ fondamentale per questo scopo il tempo impiegato per valutare e integrare nuove informazioni.
Si tratta di una sfida, perché il lavoro multi-progetto ci costringe a rimbalzare tra le attività con l'obiettivo preciso di ridurre i tempi di fermo.

Sarà necessario pianificare -e integrare nel progetto- il tempo di apprendimento intenzionalmente ed esplicitamente.

Ovviamente non potremo esagerare e diventare un collo di bottiglia solo per ritagliare del tempo per la propria crescita personale.
Se l’apprendimento è pianificato e integrato nei progetti è "vero lavoro”. Dei più importanti.

***

I benefici, anche finanziari, del lavoro su molteplici progetti lo hanno fatto diventare quasi uno stile di vita.
Sono sempre richiesti diversi risultati: produttività delle risorse, soddisfazione del cliente e la crescita delle persone coinvolte.
I vertici aziendali dovranno far accadere diverse cose:

In primo luogo, si dovranno impostare i livelli di output previsti sotto forma di chiari obiettivi di progetto, trasmessi ai gestori dei singoli progetti come parte delle istruzioni e richieste iniziali.

In secondo luogo, è necessario assegnare le priorità ai risultati. Troppo facile elencare traguardi come una lista della spesa.

Terzo, queste priorità devono essere fondate su un'allocazione realistica e condivisa delle risorse.

Buona organizzazione!

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Autore

Davide Facchini
MetodoPuntoexe Specialist