KPI: Key Performance Indicator
“In economia aziendale un indicatore chiave di prestazione (ICP), (in inglese Key Performance Indicator o KPI) è un indice dell’andamento di un processo aziendale”.
https://it.wikipedia.org/wiki/Indicatore_chiave_di_prestazione
Ovviamente gli indicatori di performance (KPI) sono vitali per il business.
Ma i KPI ci aiutano a misurare i progressi verso i risultati attesi solo se si identificano quelli giusti per la propria Impresa.
Identifichiamo 10 passi che ci aiuteranno a non cadere preda
degli errori più comuni nella scelta delle misure da tenere sotto controllo.
1. Iniziare con la strategia
Dovremmo sempre iniziare con la strategia (incredibile, vero?). Senza un fermo ragionamento intorno a ciò che la nostra azienda sta cercando di raggiungere, è incredibilmente facile finire con una lunga e scoraggiante lista di possibili indicatori che si ritiene potrebbero o dovrebbero aiutarci.
La nostra strategia fungerà quindi da punto di partenza per la progettazione di KPI appropriati solo se è chiara!
Troppo spesso le aziende creano un documento strategico di 30-40 pagine che nessuno legge o capisce.
Un ottimo stratagemma per aggirare questo problema è quello di creare una semplice strategia… di una pagina. Questo ci aiuterà a definire chiaramente i nostri obiettivi, e consentirà di capire misure e verifiche mettere in atto per raggiungerli.
2. Definire le domande alle quali è necessario rispondere
Collegare i nostri KPI alla nostra strategia aumenterà immediatamente la nostra attenzione e renderà più evidenti i KPI più pertinenti. Identificare le domande alle quali abbiamo bisogno di risposte concentra ulteriormente la nostra attenzione, perché le domande offrono intrinsecamente il contesto degli indicatori KPI.
Ecco perché, oltre ai KPI, è sempre importantissimo pensare ai KPQ: Domande chiave sulle prestazioni.
Queste ci aiuteranno a capire quali dati abbiamo bisogno di raccogliere e, quindi, quali KPI troveremo più utili.
Una volta chiarite le domande a cui dobbiamo rispondere, potremo assicurarci che ogni indicatore che scegliamo, o progettiamo successivamente, sia rilevante non solo per la nostra strategia, ma fornisca anche le risposte a domande molto specifiche -che ci guideranno nelle decisioni-.
3. Identificare le esigenze di dati
Una volta che si sa a quali domande si sta cercando di rispondere, è necessario definire le necessità di dati per igli indicatori conseguenti.
In questa fase (solo in questa), dimentichiamo per un momento la realtà e consideriamo di quali informazioni e conoscenze vogliamo disporre nella scena ideale. Dopo tutto, tutto può essere misurato.
4. Valutare tutti i dati esistenti
Dopo aver elaborato i “dati ideali” nella fase precedente, eseguiamo un’analisi delle lacune confrontando i dati che ci piacerebbe avere con quelli che già abbiamo a disposizione.
In questo modo potrete facilmente verificare cosa manca. Chiediamoci cosa dovremo cambiare, modificare o implementare per assicurarci che la raccolta dei dati sia completamente allineata con la strategia e risponda pienamente alle domande per le quali abbiamo bisogno di risposte.
Ricordiamo, la maggior parte delle Aziende sono ricche di dati. Spesso i KPI sono già raccolti per ogni sorta di motivo da diverse uffici e reparti.
Ha senso, quindi, determinare se ciò di cui si ha bisogno è già stato raccolto da qualcuno… da qualche parte. 5. Trovare i dati di supporto giusti
Gli indicatori KPI sono incredibilmente potenti nelle mani giuste, ma dobbiamo valutare che abbiamo anche accesso a grandi quantità di dati di supporto che sono tanto intuitivi e utili quanto i KPI tradizionali.
Recuperando i giusti dati di supporto – che si tratti di informazioni di settore, dati demografici, statistiche sulle tendenze o altro – è possibile triangolare e verificare le nostre analisi e valutazioni.
E’ in atto un processo globale di “datafication” (https://en.wikipedia.org/wiki/Datafication) del nostro mondo. Ogni minuto vengono create e memorizzate immense quantità di informazioni; questo significa una grande disponibilità di dati di supporto che possono potenzialmente fornire informazioni rilevanti per la nostra strategia.
6. Determinare la giusta metodologia di misurazione e la giusta frequenza
Sapere di cosa abbiamo bisogno è una cosa, capire come accedere e misurare le informazioni è un’altra.
Trovare la giusta metodologia di misurazione è fondamentale. Pertanto, una volta che si sa quali informazioni è necessario raccogliere, è necessario trovare la giusta metodologia di misurazione per ottenerle.
E’ sempre preferibile allineare la frequenza di misurazione con il “come e quando” i dati sono usati.
Ciò significa che la frequenza di misura deve essere in linea con la frequenza di valutazione. In caso contrario, i dati possono perdere impatto e/o rilevanza.
Banalmente, se si raccolgono dati sulla frequenza di acquisto dei clienti attraverso un’analisi in estate e si riportano i risultati in inverno… saremo in ritardo con qualsiasi scelta di soli 6 mesi!
7. Assegnare la responsabilità dei KPI
I KPI efficaci richiedono due tipi di “responsabilità”.
La prima consiste nella responsabilità in termini di significato e interpretazione.
Qualcuno deve essere incaricato di analizzare gli indicatori KPI, interpretarne il significato, monitorarne il cambiamento, e decidere cosa significhi tutto questo per l’Azienda.
L’altra responsabilità si riferisce alla raccolta dei dati. A volte è possibile automatizzare il processo ma, spesso, la raccolta dei dati richiede un po’ di interazione umana. Anche in questo caso, questa responsabilità deve essere chiaramente definita e monitorata.
8. Assicurarsi che i KPI siano compresi dalle persone all’interno dell’Azienda
È essenziale che tutti nella nostra Azienda siano consapevoli di ciò che stiamo cercando di raggiungere e di come stiamo misurando i progressi verso questi risultati.
Questo è particolarmente importante per coloro che sono responsabili dei KPI, ma è comunque importante per ogni persona interessata nell’Impresa, a qualsiasi livello.
I KPI dovrebbero far parte del processo decisionale di ogni dipendente, e tutti dovrebbero ragionare in modo “quantitativo”: <<In che modo quello che sto facendo oggi influenzerà i nostri/miei KPI?>>
Dovremo quindi assicurarci che tutti comprendano come i parametri che stiamo/stanno raccogliendo siano collegati alle priorità strategiche. Questo aumenterà il coinvolgimento personale dei nostri collaboratori verso le priorità dell’Azienda – e assicurerà che la revisione e il miglioramento costanti siano una priorità per tutti-.
9. Trovare il modo migliore per comunicare i KPI
E’ sempre utile pensare a come comunicare al meglio i KPI in modo che le informazioni che devono trasmettere siano ovvie, coinvolgenti ed evidenti a tutti.
Molti KPI sono riportati in lunghi report pieni di numeri o tabelle, magari con grafici a semaforo per indicare l’urgenza. Non è sufficiente.
Non ha assolutamente senso nascondere informazioni importanti in rapporti eccessivamente lunghi che nessuno legge mai.
Visualizzazioni efficaci illustrano chiaramente le tendenze e le variazioni dei dati e coinvolgono il lettore.
Cerchiamo di trovare l’immagine giusta per i nostri KPI e creiamo una rappresentazione delle informazioni in modo che le perle di saggezza estratte dai dati siano chiare, inequivocabili, accessibili.
Le informazioni che rappresentiamo devono dar luogo ad AZIONI.
10. Mettere a punto i KPI per assicurarci che contribuiscano a migliorare le prestazioni
Se un Indicatore non è utile per aiutare noi o altri a prendere decisioni migliori, che, a loro volta, miglioreranno le prestazioni della nostra Azienda, allora è inutile.
È quindi necessario rivedere costantemente le metriche che si stanno misurando per assicurarsi che siano realmente importanti e che non si trascorrano ore misurando dati semplicemente per spuntare caselle.
