Come raggiungere una maggiore produttività: 9 modalità per team piccoli e agili

​Un importante obiettivo concreto per la maggior parte delle nostre aziende consiste nel migliorare l'efficienza e l'efficacia. 

Con una crescita del fatturato talvolta poco visibile nella maggior parte dei mercati, una modalità chiave per aumentare i margini consiste nell'aumentare la produttività. Questa crescita deve derivare dal miglioramento dei processi che -guidano- l'azienda e da quelli che la -modificano-. 

Purtroppo, ottenere una maggiore produttività in team che si occupano di progetti orientati al cambiamento può essere una sfida, soprattutto quando si ha a che fare con le nuove tecnologie. 

Ogni azienda ha affrontato un progetto che è stato realizzato al doppio del budget e nel doppio del tempo, o che non ha mai effettivamente raggiunto i suoi obiettivi ed infine è stato scartato.

Ci sono molte ragioni per cui questi grandi programmi falliscono, ma una causa di fondo è questi che si sbriciolano semplicemente sotto il loro stesso peso. Un modo per migliorarne l’efficacia è quello di ridurre le dimensioni dei gruppi impegnati ad affrontarli. In altre parole, potrebbe essere il caso di ridimensionare i team coinvolti nei nostri progetti. 
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I team più piccoli si muovono più velocemente procedono con maggiore agilità e sono più creativi.

Un aneddoto riporta che Jeff Bezos istituì la famosa "regola delle due pizze" nei primi tempi di Amazon. Il suo motto era che ogni squadra che non poteva essere sfamata da due pizze era troppo grande. 

In termini concettuali, è abbastanza facile capire come una squadra più piccola può essere più efficace, poiché la comunicazione è più facile e il processo decisionale può essere realizzato più rapidamente.
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Ma in pratica, come possiamo trarre vantaggio da questa tecnica nelle nostre Imprese?

Rendere più piccoli i grandi problemi

Stabilire “team da due pizze” è particolarmente impegnativo nel caso di programmi attivati in aziende molto strutturate che tendono a crescere nel tempo. Se si segue la durata di una grande iniziativa di cambiamento, spesso si scopre che alla fine del progetto gli obiettivi somigliano poco a quelli concordati all'inizio. Questo effetto di crescita si moltiplica enormemente man mano che le dimensioni del programma e del team che lo segue crescono. Nuovi membri del team introducono nuovi obiettivi che devono essere incorporati nel piano (e...naturalmente nulla viene mai rimosso).

Un modo per controllare questo aumento di peso del progetto è quello di suddividerlo fin dall'inizio in problemi distinti che possono essere risolti da team più piccoli. Con la gestione mirata dei progetti, anche problemi complessi e di grandi dimensioni possono essere suddivisi in parti separate che un piccolo team può facilmente gestire e consegnare in maniera più efficiente.
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Un altro modo per ridimensionare il problema senza di fatto restringere l'organizzazione è quello di suddividere le capacità aziendali in unità organizzative mirate, ognuna con il chiaro incarico di fornire all'azienda un insieme di servizi distinti che siano ben definiti e compresi. Dovremo poi indicare la responsabilità (Il Cruscotto RCVO del MetodoPraxi!!) e l'autorità per fare le cose - e misurare i risultati.

Assicurarsi che nessun membro del team sia indispensabile

In molte Imprese, poche persone hanno il lusso di lavorare su un solo problema. Mentre i problemi e i team che mirano a risolverli si moltiplicano, le persone chiave vengono divise tra molti incarichi "concorrenti", per cui il loro tempo viene spezzettato in piccoli intervalli difficili da gestire. Quando un membro fondamentale di un team lavora contemporaneamente come membro di altre squadre, il rispetto delle tappe cruciali è inevitabilmente compromesso. 

È importante evitare di avere persone "indispensabili" nei nostri progetti di cambiamento e trasformazione. Decisioni importanti fondate su una sola persona creano vulnerabilità per tutta la squadra. 

Piccoli gruppi di lavoro trasversali rappresentano un modo per gestire questo rischio.
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Adottare decisioni "un passo alla volta"

Solo il far combaciare i calendari di gruppi numerosi di persone spesso richiede moltissimo tempo. Una volta ottenuta la fatidica riunione, alcuni partecipanti non avranno letto il materiale necessario, mentre altri saranno stati inviati come sostituti di persone chiave che non hanno potuto prendersi il tempo necessario (e questi sostituti non saranno in grado di prendere decisioni critiche senza consultare il loro capo). 

Abbiamo tutti partecipato a questo tipo di riunioni. Raramente si trasformano in decisioni - e di solito portano a riunioni aggiuntive. 

Un piccolo team può velocizzare queste attività molto facilmente. Meno persone devono essere presenti per prendere decisioni, e i presenti sono in genere molto più coinvolti nei dettagli del problema; quindi non hanno bisogno di ulteriori riunioni (sic!) per raggiungere il livello di conoscenza che permetta loro di contribuire.

Quando formiamo per la prima volta una squadra, bisogna dedicare del tempo per determinare quali tipi di decisioni ogni membro del team può prendere da solo, quali tipi di decisioni il team può prendere come gruppo e cosa invece deve essere portato avanti a livello aziendale. Poi dovremo sforzarci di spingere il più possibile il processo decisionale verso il team, definendo linee guida molto chiare che conferiscono al gruppo precise responsabilità.

Costruire la fiducia

Non c'è niente di più potente in un team della fiducia. Accelera i progressi, migliora la qualità e riduce il rischio nell'esecuzione. Tuttavia, la fiducia non "arriva" automaticamente e spesso deve essere creata intenzionalmente. Squadre più piccole permettono all'Imprenditore di definire i compiti con precisione in modo da rafforzare i punti di forza naturali del team, consentendo ai membri della squadra di dimostrare la loro competenza, così rafforzando la fiducia. Non dimentichiamo inoltre che i membri del team rafforzano la fiducia anche attraverso interazioni costanti mentre affrontano e risolvono insieme i problemi.

Essere meno formali nella condivisione delle informazioni

Le presentazioni sono uno strumento straordinario per comunicare idee complesse. Sono anche un enorme dispendio di tempo. Passando a team più piccoli e più mirati, è possibile ridurre, se non eliminare la necessità di una comunicazione strutturata che una presentazione comporta.

Un team piccolo e focalizzato può facilmente sostituire una presentazione formale e delle diapositive che richiedono ore per essere create con una sessione alla lavagna, in cui il problema e la soluzione sono disegnati in tempo reale. Se la squadra non è localizzata nello stesso luogo, esistono moltissimi strumenti di collaborazione che la tecnologia mette a disposizione e che possono sostituire una lavagna fisica.

Aumentare la visibilità (e la responsabilità)

È abbastanza facile nascondersi in una grande squadra. Poiché i risultati sono originati da più persone, è facile lasciare che altri facciano il lavoro pesante. E tutti abbiamo lavorato in team in cui nessuno sapeva veramente cosa stavano facendo alcuni membri.

Con piccoli gruppi, nascondersi è quasi impossibile perché si nota immediatamente una mancanza di contributo. Coloro che non contribuiscono possono essere allontanati dalla squadra molto più facilmente perché diventa evidente a tutti che non stanno aggiungendo valore.

Focalizzarsi meno sul monitoraggio dei progress

I project manager vivono per tenere traccia delle cose. Fanno elenchi di compiti e ne controllano i progressi. Un project manager efficace è in grado di agire come "lubrificante" per un team di grandi dimensioni, riducendo l'attrito proprio quando questo minaccia i risultati. 

Purtroppo i project manager meno efficaci trascorrono le loro giornate a disturbare i membri della squadra per gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento e a creare presentazioni che aggregano gli aggiornamenti ricevuti.

Nei team più piccoli questo non è necessario perché tutti comunicano a una "larghezza di banda" così elevata da sapere quali compiti sono in ritardo e cosa deve essere fatto per rimettersi in carreggiata.

Lavorare più facilmente con altri team
Quando suddividiamo i progetti in blocchi che le squadre più piccole possono affrontare, la comunicazione tra le squadre dipendenti l'una dall'altra diventa fondamentale. Spesso però è proprio l'attrito tra le squadre che si trasforma in slittamento delle consegne.

È importante creare protocolli di lavoro tra i team che delineano chiaramente i loro mandati individuali, spiegano come interagiranno e identificano ciò che devono fornire gli uni agli altri e quando. 

Un focus sulla gestione chiara e concisa delle dipendenze aumenta la trasparenza, assicurando al contempo che ogni team possa concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi specifici che gli sono stati assegnati.

Adottare la tecnologia in modo più rapido ed efficace

I team più piccoli e potenti, che hanno il controllo del proprio futuro (in funzione dei risultati, in sostanza), possono essere molto agili nel processo di valutazione e approvazione dell'uso di nuove tecnologie. La diretta responsabilità di risultati in capo a piccole squadre può spingere i membri a valutazioni concrete e contingenti, orientati al rispetto delle timeline e delle consegne.

Anche se difficile da realizzare, una capacità di valutazione della tecnologia correttamente bilanciata fra necessità della squadra e strategie dell'Impresa potrà tradursi in una accelerazione nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.

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Se vogliamo ridurre il rischio di esecuzione, aumentare il ritmo dell'innovazione e consegnare più velocemente, dovremo trasformare i nostri progetti più corposi in un gruppo di progetti più piccoli e lasciare che i team si mettano al lavoro.

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Francesco Smorgoni

Fondatore Puntoexe