Il Blog dell'Efficienza

ERP: Enterprise resource planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa", spesso abbreviato in ERP) è un software di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità ecc.).
https://it.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning

 Troppo spesso, la decisione di cambiare programma gestionale diventa definitiva solo quando si accumulano molti segnali che ci dovrebbero mettere in allarme.
In allarme sulla necessità di automatizzare i processi aziendali. 

La decisione di adottare un programma gestionale ERP integrato o di passare ad uno nuovo è senza dubbio una decisione importante.
Con la crescita e l'espansione del nostro business, probabilmente avremo sperimentato problemi ricorrenti che vorremmo venissero risolti da una nuova soluzione software.

Ecco alcuni comuni “segnali di malessere” che i programmi gestionali ERP moderni ed integrati ci aiuteranno a risolvere:

1.
Sto usando software diversi in varie aree e funzioni dell’Azienda. Mantenere aggiornati i diversi archivi è un compito proibitivo da portare a termine.

L'utilizzo di sistemi diversi può creare il caos nella nostra Impresa. Se i nostri venditori utilizzano un software per tracciare le attività commerciali sui clienti (magari fosse sempre così!), mentre l’amministrazione ne utilizza un altro per monitorare crediti e debiti, non otterremo mai un quadro d’insieme credibile e utile.
Questa difformità ostacola ogni nostro processo decisionale.

Una soluzione software ERP personalizzata integrerà tutti i nostri diversi sistemi, offrendoci un unico archivio con cui lavorare e dal quale attingere dati e informazioni.
Il nostro personale disporrà di un accesso più rapido ai dati, prenderà decisioni più tempestive e finalmente avrà tempo da dedicare a compiti di maggior valore.

2.
Non riesco ad avere una visione chiara dei miei processi aziendali in tempi ragionevoli. Ci sono spesso discrepanze nei diversi report, il che mi impedisce di prendere decisioni informate.

Con software diversi installati nelle varie aree funzionali della nostra Azienda, è quasi impossibile ottenere una reale visione d'Impresa in tempo reale. Di conseguenza, potremmo tralasciare involontariamente molte delle carenze della vostra attività.
Senza visione dei problemi, non potremo mai trovare soluzioni.

Utilizzando programmi gestionali che integrano tutte le funzioni di un’Impresa, saremo in grado di recuperare le informazioni necessarie a qualsiasi processo quasi istantaneamente -che si tratti del valore delle vendite effettuate, dei margini, della cronologia degli appuntamenti da un cliente o delle scadenze da incassare, ecc-. Saremo in grado di guardare i nostri dati -integrati- in tempo reale, senza faticare a riconciliare rapporti e stampati molto spesso contrastanti.
Potremo portare a galla le inefficienze e migliorare la gestione dei nostri processi.

3.
Non stiamo scalando in modo abbastanza efficiente.

La crescita è una grande cosa. Ma osservata dal lato opposto della medaglia, significa anche più dipendenti, più clienti e più dati da elaborare.

Se si utilizzano più sistemi o si dispone di una soluzione obsoleta, ci si può trovare tra incudine e martello.
Queste soluzioni sono rigide e inefficienti.

Dovremo curare i dolori della crescita :) con un programma gestionale configurato e messo a punto specificamente per il nostro business. Solo così potremo sfruttare una soluzione che si adatterà e scalerà insieme alla nostra Azienda.

Gli Imprenditori delle nostre PMI vivono cibandosi di sfide :)
Gestire un'Azienda senza disporre di ingenti risorse o del personale necessario influisce di solito sulla produttività dell’organizzazione in modo drammatico. 

Da alcuni anni l'implementazione di sistemi gestionali ERP ha cambiato drasticamente il modo in cui le persone gestiscono le Imprese. 
Tant’è vero che l’efficienza intrinseca dei sistemi gestionali ha aiutato a crescere più di un settore, ed ora i sistemi ERP sono parte fondante di diversi settori industriali. 
Uno di quelli in cui i sistemi ERP stanno giocando un ruolo fondamentale in questi anni è rappresentato indubbiamente dall'industria manifatturiera.

Evolutosi dal tradizionale e semplice sistema MRP (Material Requirement Planning), il programma ERP ha fatto la differenza nel settore. Contribuisce a migliorare i profitti creando la massima efficienza in ogni area nella quale impatta.

Il software ERP ha cambiato completamente il modo in cui opera il mondo del manufacturing, avendo assunto il controllo di tutti i reparti e processi. 

Gli impatti di un programma gestionale ERP sull'industria manifatturiera:

1. Automazione

L'automazione ha accelerato brutalmente la produttività nell'industria manifatturiera. 
Ovviamente l'uso crescente delle macchine a controllo numerico e moltissime innovazioni tecnologiche digitali offrono strumenti fondamentali per ottimizzare le operazioni. Il software ERP (o specificamente la gestione della produzione integrata) “fluidifica” l’automazione perché ottimizza le attività e i processi che originariamente erano svolti manualmente. Si risparmiano molto tempo e… fatica.
Tutte le informazioni relative al processo di produzione, come quelle legate a progettazione, sviluppo, approvvigionamento, magazzino, produzione, consegna, vendite (e altro ancora) sono centralizzate e divengono visibili e fruibili per tutta l'organizzazione. 
Ogni singolo operatore potrà analizzare e governare i progressi della produzione senza bisogno di altri input.

2. Servizi e supporto
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Il settore manifatturiero offre ai propri clienti anche tecnologia di altissimo livello (non solo elettronica o informatica, si badi bene) ed è diventato vitale fornire supporto a questa tecnologia. 
Il programma ERP svolge un ruolo chiave nella fornitura di servizi di manutenzione e supporto perché dispone di tutte le informazioni di produzione antecedenti le richieste di supporto.
Se il sistema ha governato tutte le fasi della progettazione e della produzione, il sistema potrà agevolmente -ed in modo efficiente- organizzare la manutenzione ed il supporto post vendita.
Non dobbiamo trascurare la grandissima potenzialità di queste attività. Potere supportare -e correggere- in tempo reale l’oggetto della produzione rappresenta un vantaggio competitivo assoluto per chi opera in mercati abituali al “real time”.​

​È nella natura umana resistere al cambiamento.
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Ed è il motivo per cui è probabile incontrare una certa resistenza da parte degli utilizzatori quando si avvia l’adozione del nuovo sistema gestionale ERP*. 

Fortunatamente si possono mettere in atto diverse attività per superare la resistenza -e la diffidenza- degli utenti. 

Ecco quindi alcuni  suggerimenti pratici, elaborati con l’esperienza, ed utili per aiutare a superare l'impasse.

Coinvolgere gli utilizzatori nel processo di selezione del programma

E’ indispensabile costituire un team di selezione del programma gestionale per collaborare nella scelta del miglior software per l’azienda. Si tratta, in primo luogo, di un ottimo modo per evitare qualsiasi resistenza. 
Dopo tutto, più voce in capitolo hanno i collaboratori  nel processo di selezione, più si sentiranno coinvolti e “responsabili”. Tutto ciò dovrebbe tradursi in una minore resistenza in attività future.

Informare i dipendenti

La comunicazione sul luogo di lavoro è sempre un fattore discriminante di efficienza, soprattutto quando è in pieno divenire un cambiamento così importante come quello che riguarda il gestionale. 
Sarà importante tenere aggiornati tutti i dipendenti sul processo di selezione del sistema ERP e assicurarsi che capiscano come il nuovo programma non solo gioverà all'Azienda, ma anche a loro stessi e alle loro mansioni. 
I collaboratori avranno molta più propensione ai cambiamenti di cui riconoscono gli immediati e concreti benefici per il loro lavoro quotidiano.

Assicurarsi che tutti i dipendenti abbiano tempo sufficiente per la formazione

​Una formazione adeguata è fondamentale per una transizione senza soluzione di continuità dal sistema “storico” al nuovo programma ERP. 
In questo modo i dipendenti avranno non solo il tempo di imparare ad utilizzare il sistema, ma anche quello per affrontare eventuali problemi che potrebbero nascere con l’utilizzo day-by-day del programma. 
​
E’ fondamentale tenere ben presente che non tutti le persone imparano con lo stesso ritmo. Per cui alcuni potrebbero aver bisogno di più sessioni di formazione rispetto ad altri prima di essere autonomi e produttivi. 
Bisogna assicurarsi che tutti abbiano il tempo necessario per apprendere e sperimentare e non si sentano in “ansia da prestazioni”. Talvolta potrebbe anche essere necessario riassegnare alcune delle attività quotidiane di ciascuno per consentire di concentrarsi esclusivamente sulla formazione.

Non muoversi troppo velocemente