Il Blog dell'Efficienza

Poche persone hanno la fortuna di lavorare su un singolo progetto per volta; la maggior parte di noi è costretta a destreggiarsi tra le necessità di molti colleghi e molti progetti. Contemporaneamente.

Nel mondo perfetto, quello che non esiste, questo tipo di attività offre molti vantaggi: per esempio possiamo rendere disponibili le nostre competenze esattamente dove e quando sono necessarie, oppure modulare gli sforzi e le risorse fra i progetti sfruttando i periodi con minor carico di lavoro, evitando i tempi di inattività che tanto male fanno al bilancio.

Nel mondo reale, purtroppo, tutto può essere decisamente più complesso. Per molti di noi, farsi coinvolgere in diversi progetti è più stressante e meno produttivo di quanto si potrebbe ipotizzare.

Il trasferimento dell’attenzione e della concentrazione tra le attività richiede tempo e risorse.
Spostandoci da un progetto all’altro e da una squadra all’altra, probabilmente saremo anche costretti ad adattarci a ruoli diversi.
Potremmo essere il referente di un progetto ed un membro di minor peso di un altro. Non solo cambierà il livello di responsabilità, ma anche la nostra possibilità di usare le risorse quando… il gioco si fa duro.

Da Wikipedia:
“Customer relationship management
In economia aziendale il concetto di Customer Relationship Management (termine inglese spesso abbreviato in CRM) o gestione delle relazioni con i clienti è legato al concetto di fidelizzazione dei clienti. Questo software è un software di gestione delle relazioni con i clienti. In particolare con l'utilizzo di questo software è possibile organizzare le informazioni dei contatti, gestire le relazioni e tracciare le interazioni con i vari clienti”.

Il software di gestione delle relazioni con i clienti, il CRM, può “cambiare la vita” di qualsiasi piccola/media impresa.

Dall'esame del nostro portafoglio clienti alla valutazione delle loro necessità fino una visione d’insieme sulle potenziali future vendite. L'utilizzo del software CRM può essere la spinta di cui le piccole/medie aziende hanno bisogno per passare ad un livello di gestione proattiva ormai imprescindibile.

Come il software CRM può massimizzare l'efficienza delle piccole imprese
Dopo aver compilato un elenco di contatti generati da visite, da interazioni social, da pagine di atterraggio (senza dimenticare i clienti già acquisiti), è fondamentale mantenerlo perfettamente organizzato per massimizzare le possibilità di vendite future.

Ecco un elenco -parziale- dei benefici che un software CRM può offrire alle nostre Imprese:

Tutti i clienti in un solo luogo virtuale
E’ la caratteristica principale di ogni software CRM, che influisce positivamente su tutte le aziende indipendentemente dalle loro dimensioni.

A maggior ragione, per le piccole imprese, disporre di tutti i clienti in un unico archivio può migliorare la capacità di prestare attenzione specifica a ciascuno. Si potrà essere certi di conoscere e memorizzare quali clienti hanno specifiche necessità.
Un ulteriore vantaggio che nasce dall'organizzazione sistematica di tutti i nostri clienti sta nella

Creare una visione a lungo termine dell’attività della nostra Impresa può rappresentare davvero una battaglia.
Nel tentativo di pianificare un futuro che non possiamo prevedere chiaramente, cerchiamo naturalmente di ridurre l'incertezza e il rischio.

La pura pianificazione, però, può indurci a contrastare approcci più “creativi” che ci potrebbero aprire gli occhi verso nuove opportunità.
Dovremmo imparare anche dall’incertezza; non intendo che sia da ricercare, ma che dovremmo… sfruttarla.

Pensare in modo diverso al futuro richiede apertura al mondo complesso e in rapido movimento che ci si prospetta ogni giorno, la capacità di anticipare situazioni inattese e la volontà -consapevole- di rivalutare costantemente le nostre convinzioni e ipotesi di base.

Pensare al futuro della nostra Impresa in questo modo richiede almeno 3 attitudini:

Killer della complessità. Bellissimo, no?

Con un’autocitazione non elegante ma pratica, estraggo una frase dalla presentazione “da stretta di mano” che usiamo quando raccontiamo che ci occupiamo di semplificare le attività dell’Impresa con il MetodoPuntoexe:
“Si tratta del primo metodo made in Italy di miglioramento dell'organizzazione delle PMI che aiuta a semplificare ogni attività dell’Impresa".
Non  bastasse, ho letto recentemente in LinkedIn la headline di un completo sconosciuto che mi ha colpito: "Adoro la bellezza della semplificazione".
Ecco.

Semplificare la complessità è qualcosa che credo dovremmo abbracciare in ogni attività.

C'è invece una tendenza, al lavoro ma non solo, a fare il contrario ... approfondire i dettagli più infimi, le specifiche tecniche, le tempistiche secondo per secondo.
Dobbiamo certamente trovare un posto per i dettagli, specialmente per coloro che svolgono alcune attività in prima linea, a contatto con il cliente. Ma i dettagli potrebbero non essere necessari in ogni comunicazione e ogni conversazione.

Perché preoccuparci di tutto questo?

Simile alla gestione di un'azienda, la negoziazione non è la cosa più semplice del mondo.
Dobbiamo sapere cosa stiamo offrendo in modo da poter chiedere quello che ci interessa. Solo i negoziatori più abili comprendono come raggiungere questo equilibrio per costruire e far crescere la propria Impresa.

Cosa distingue i negoziatori efficaci da quelli che si dibattono e sbattono in trattative da suk?

I negoziatori di successo (non solo i negoziatori, neh) impiegano il loro tempo per sviluppare le competenze essenziali che daranno loro un vantaggio rispetto agli altri.
Dovremo usare tempo e pratica per padroneggiare le capacità di negoziazione perché, per fortuna, ogni opportunità è unica e dovremo calibrare l'approccio giusto ogni volta.

Vediamo allora 9 capacità di negoziazione che dovremmo padroneggiare per avere maggiori possibilità di raggiungere i nostri scopi:

1. Competenze di pianificazione
Tutti i negoziati di successo sono il risultato della pianificazione e della preparazione.
Punto.

Ciò significa che dovremo -sempre- fare le opportune ricerche e conoscere perfettamente le controparti. Conoscere la natura della loro attività e parlare con chi ha lavorato a stretto contatto con loro ci aiuterà a conoscere i loro punti di forza e di debolezza.
Non possiamo offrire qualcosa a persone che non conosciamo.

2. Valutiamo attentamente la proposta di apertura

Nel nostro lavoro osserviamo spesso un'errata applicazione delle misurazioni delle performance; queste rilevazioni non contribuiscono sempre al raggiungimento dei risultati aziendali.

Ho scritto molto sulle misurazioni delle prestazioni delle Imprese, dei sistemi e dei processi aziendali.

Proviamo allora a partire da zero, senza le incrostazioni delle abitudini e delle metriche cui ci siamo assuefatti.
Introduciamo la misurazione del lavoro a livello di processo. Gli stessi principi di base si applicheranno al sistema azienda e ai livelli intermedi.

Cosa considerare quando si misura un processo
Quando affrontiamo la misurazione delle prestazioni del nostro lavoro, possiamo iniziare pensando per prima cosa al modello SIPOC (Fornitore-Input-Processo-Output-Cliente -vedi https://it.wikipedia.org/wiki/SIPOC).
Logicamente esiste un numero limitato di caratteristiche del processo che possono essere misurate. La scelta di queste misurazioni dovrebbe essere guidata dallo scopo del processo all'interno del sistema-azienda generale.

Potremo creare dei modelli di misurazioni da applicare indipendentemente dal tipo di processo, sia esso manifatturiero, amministrativo, logistico, commerciale o… intellettuale.
In queste diverse attività, le priorità di processo saranno probabilmente diverse. Avremo quindi la possibilità di selezionare le migliori metriche per favorire il miglioramento delle prestazioni del processo. E dell’Azienda.

9 misure, un processo

“L'espressione brainstorming, o brain storming, in italiano “raccolta di idee”, (letteralmente "assalto mentale", o "tempesta di cervelli") è una tecnica creativa di gruppo per far emergere idee volte alla risoluzione di un problema. Deriva direttamente dal metodo delle Quaestiones disputatae delle Università medievali”.
https://it.wikipedia.org/wiki/Brainstorming

Possiamo essere certi che tutte le grandi idee sono passate da concetti ed approcci diversi prima che le persone le considerassero originali o addirittura rivoluzionarie.

Questo ci dovrebbe aiutare a demistificare la visione secondo cui i geni hanno periodicamente immani lampi creativi e, subito dopo, concepiscono un’idea e la applicano magicamente.

A noi piace la concretezza, piace ragionare con i piedi per terra e per tentativi.
Cosa meglio del processo di brainstorming, allora? Cosa meglio dell’ annotare le idee più diverse e scremarle fino a quando non si ottiene un risultato soddisfacente, in conformità ai nostri obiettivi?

Ovviamente questo vale soprattutto nel nostro ambiente di lavoro.

Se investiremo del tempo in diverse tecniche di brainstorming, per esempio, ci renderemo conto di potere esplorare idee che sembravano inapplicabili, ma che potrebbero sorprenderci con la loro efficacia quando elaborate e “messe a terra” in gruppo.

È possibile utilizzare tecniche diverse per le situazioni più diverse. Dalla identificazione del nome di un prodotto (o di una nuova Azienda), al modo migliore per modellare un processo o un flusso di informazioni, fino alla definizione di strategie e tattiche commerciali.

Che cos’è il brainstorming?

“Nei campi della gestione strategica, della strategia di marketing e della strategia aziendale, la strategia digitale è il processo durante il quale si definiscono la vision, gli obiettivi, le opportunità e le iniziative dell'azienda per massimizzare i benefici economici derivanti dall'uso delle tecnologie digitali all'interno dell’organizzazione”.
(https://it.wikipedia.org/wiki/Strategia_digitale)

La maggior parte delle strategie digitali non riflette il modo in cui il digitale sta cambiando i fondamenti economici, le dinamiche di ogni settore o il significato profondo del competere.

La situazione
La potenza di calcolo del nostro telefono è diverse migliaia di volte superiore a quella dei computer che hanno fatto sbarcare un uomo sulla luna nel 1969. Questi dispositivi collegano la maggior parte della popolazione umana e hanno solo una dozzina di anni anni.

In questo breve periodo, gli smartphone si sono intrecciati alle nostre vite nei modi più disparati ed inverosimili.
Mentre siamo fuori casa, possiamo leggere la nostra e-mail, connetterci con gli amici, verificare se abbiamo abbassato il termostato, controllare il saldo del conto corrente e verificare la lista della spesa al supermercato. Ovviamente, possiamo creare e aggiornare in continuo la galleria di foto delle vacanze e condividerla con il globo terracqueo.

Al lavoro l'abbraccio del digitale è molto meno completo.
Mentre guardiamo questo piccolo dispositivo con tutti i cambiamenti digitali ed il potenziale rivoluzionario che lo accompagna… sentiamo il bisogno di inviare un messaggio Whatsapp ai colleghi per ricordare il prossimo appuntamento.

Molti pensano che queste “attività digitali” (sic) rappresentino una strategia digitale. Non è così; nel futuro l’impatto con il mondo digitale dovrà essere decisamente diverso.

Un numero sorprendentemente elevato di Imprese sottovaluta il crescente slancio della digitalizzazione, i cambiamenti comportamentali e la tecnologia che li guida e, forse, soprattutto, l'entità della perturbazione che si sta scatenando.

Perché stanno fallendo così tante strategie digitali? La risposta ha a che fare con la forza dirompente che il digitale ha assunto e la sua incompatibilità con i tradizionali modelli strategici ed operativi.

Scomponiamo e analizziamo 5 rischi particolarmente problematici quando si devono definire le proprie strategie digitali:

La concorrenza per fare riconoscere e distinguere il nostro marchio è feroce. 

Non ultimi, i nativi digitali utilizzano approcci tecnologicamente avanzati e diretti al consumatore con una facilità di accesso senza precedenti; stanno intessendo storie di marchi avvincenti alla velocità della luce sui social. 

E i rivenditori/distributori tradizionali si dibattono in una lotta per differenziarsi non solo dai concorrenti digitali, ma dai loro colleghi, in un panorama tra l’altro iper-saturo di punti vendita.

L’incapacità di connettersi con i clienti rappresenta una grande parte del problema per le aziende che si trovano perse nel mare dell’omogeneità (bella definizione, vero?).

Per concretizzare una strategia di marca centrata sul cliente, dobbiamo innanzitutto costruire una base di eccellenza operativa. Dovremo essere eccezionali in termini organizzativi, poi passare alla cura dell'offerta di prodotti/servizi ed all’esperienza d’uso.

E’ necessario costituire una piattaforma organizzativa da cui possiamo rinvigorire e mantenere il coinvolgimento dei clienti.

Trasformare la nostra strategia e le nostre attività per differenziare il nostro marchio potrebbe sembrare uno sforzo immane, ma facendo un passo alla volta e lasciando che il cliente comprenda la focalizzazione dei nostri sforzi, eviteremo di essere… poco differenti.

La piattaforma
Il primo passo per diventare “più differenziati” è volgere uno sguardo onesto alle nostre attuali prestazioni strategiche e operative. 

La nostra azienda probabilmente rientra in uno di questi 4 gruppi:

Gestire un'azienda comporta certamente un bel numero di vantaggi. Essere un Imprenditore può offrire soddisfazioni professionali (e non solo) immensamente superiori rispetto a qualsiasi altro percorso lavorativo. 

C’è anche qualche, piccolo, lato negativo.

Considerando il numero di compiti e responsabilità che la quotidianità riserva, la gestione del tempo può presto diventare una preoccupazione che potrebbe influire sulla rapidità o sull’efficienza con cui raggiungiamo i nostri obiettivi - senza contare il livello di stress accumulabile-.

Con un milione di miliardi di incombenze, come possiamo gestire tutto senza essere sopraffatti? 

Quando tutto sembra ugualmente importante, è necessario creare un piano d'azione che ci consenta di -fare-le-cose e raggiungere i nostri obiettivi.

Alcuni suggerimenti per aiutarci a capire… cosa deve essere fatto:

Crea un elenco di tutte le attività correnti
Avere un elenco di cose da fare proprio di fronte a noi può essere più utile di quanto immaginiamo. 

Essere organizzati è essenziale quando si tratta di completare ogni incarico in modo corretto e tempestivo; quindi iniziamo inserendo in un elenco tutto ciò che si prevede di fare.