Cambiare programma gestionale: 8 segnali da prendere in considerazione

ERP: Enterprise resource planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa", spesso abbreviato in ERP) è un software di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità ecc.).
https://it.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning

 Troppo spesso, la decisione di cambiare programma gestionale diventa definitiva solo quando si accumulano molti segnali che ci dovrebbero mettere in allarme.
In allarme sulla necessità di automatizzare i processi aziendali. 

La decisione di adottare un programma gestionale ERP integrato o di passare ad uno nuovo è senza dubbio una decisione importante.
Con la crescita e l'espansione del nostro business, probabilmente avremo sperimentato problemi ricorrenti che vorremmo venissero risolti da una nuova soluzione software.

Ecco alcuni comuni “segnali di malessere” che i programmi gestionali ERP moderni ed integrati ci aiuteranno a risolvere:

1.
Sto usando software diversi in varie aree e funzioni dell’Azienda. Mantenere aggiornati i diversi archivi è un compito proibitivo da portare a termine.

L'utilizzo di sistemi diversi può creare il caos nella nostra Impresa. Se i nostri venditori utilizzano un software per tracciare le attività commerciali sui clienti (magari fosse sempre così!), mentre l’amministrazione ne utilizza un altro per monitorare crediti e debiti, non otterremo mai un quadro d’insieme credibile e utile.
Questa difformità ostacola ogni nostro processo decisionale.

Una soluzione software ERP personalizzata integrerà tutti i nostri diversi sistemi, offrendoci un unico archivio con cui lavorare e dal quale attingere dati e informazioni.
Il nostro personale disporrà di un accesso più rapido ai dati, prenderà decisioni più tempestive e finalmente avrà tempo da dedicare a compiti di maggior valore.

2.
Non riesco ad avere una visione chiara dei miei processi aziendali in tempi ragionevoli. Ci sono spesso discrepanze nei diversi report, il che mi impedisce di prendere decisioni informate.

Con software diversi installati nelle varie aree funzionali della nostra Azienda, è quasi impossibile ottenere una reale visione d'Impresa in tempo reale. Di conseguenza, potremmo tralasciare involontariamente molte delle carenze della vostra attività.
Senza visione dei problemi, non potremo mai trovare soluzioni.

Utilizzando programmi gestionali che integrano tutte le funzioni di un’Impresa, saremo in grado di recuperare le informazioni necessarie a qualsiasi processo quasi istantaneamente -che si tratti del valore delle vendite effettuate, dei margini, della cronologia degli appuntamenti da un cliente o delle scadenze da incassare, ecc-. Saremo in grado di guardare i nostri dati -integrati- in tempo reale, senza faticare a riconciliare rapporti e stampati molto spesso contrastanti.
Potremo portare a galla le inefficienze e migliorare la gestione dei nostri processi.

3.
Non stiamo scalando in modo abbastanza efficiente.

La crescita è una grande cosa. Ma osservata dal lato opposto della medaglia, significa anche più dipendenti, più clienti e più dati da elaborare.

Se si utilizzano più sistemi o si dispone di una soluzione obsoleta, ci si può trovare tra incudine e martello.
Queste soluzioni sono rigide e inefficienti.

Dovremo curare i dolori della crescita :) con un programma gestionale configurato e messo a punto specificamente per il nostro business. Solo così potremo sfruttare una soluzione che si adatterà e scalerà insieme alla nostra Azienda.

4.
Il mio attuale software ERP è giunto al termine della sua vita utile.

Se il nostro software ERP ha raggiunto la fine della sua vita utile, significa che non riceveremo più supporto e che non possiamo più attenderci miglioramenti e aggiornamenti. Naturalmente, il sistema non smetterà di funzionare immediatamente.

Ma… nel frattempo, iniziamo a pensare a nuove soluzioni.

5.
C'è una mancanza di collaborazione tra i miei dipartimenti.

Quando i nostri dati sono raccolti in archivi separati e spesso impermeabili l’uno all’altro, sparsi tra i diversi reparti, sorge naturalmente un problema quando le persone devono prendere decisioni rapide e che coinvolgono l’intera Impresa.
Quando reparti e uffici non condividono le informazioni e non vedono la stessa immagine globale, la nostra azienda semplicemente non darà il meglio di sé.

Con un sistema ERP integrato i nostri reparti dovranno avere accesso a tutte le informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, senza complicazioni eccessive.
Ogni utente dovrà avere accesso ai pacchetti di dati di cui ha bisogno per le operazioni quotidiane e a tutto ciò di cui ha bisogno per prendere decisioni informate.
Le informazioni riservate, inoltre, saranno tenute al sicuro con profilazioni e permessi a più livelli.

6.
La produttività dei miei dipendenti soffre a causa del mio attuale software ERP.

Di solito uno dei primi segnali che il nostro attuale sistema ERP ha bisogno di un aggiornamento si osserva quando la tenuta della contabilità è un’attività complicata che richiede troppo tempo.
Se i nostri dipendenti trascorrono ore preziose inserendo manualmente le informazioni in diversi sistemi di contabilità e di vendita o trattando fatture e ordini cartacei, allora è il momento di aggiornare.
Non trascuriamo di ascoltare le lamentele dei nostri dipendenti riguardo a "ciò che il sistema non fa".

Un moderno software gestionale ci aiuterà ad evitare che il personale perda tempo a reinserire le informazioni o a riconciliare i dati manualmente.

7.
Il livello di soddisfazione dei clienti non è quello atteso.

La mancanza del software ERP giusto causa un’infinità di problemi. Un’Azienda in crescita probabilmente avrà problemi con la gestione del magazzino, perchè non potrà non avere la giusta quantità di prodotti nel posto giusto al momento giusto per soddisfare la domanda dei clienti.
Oppure, in fase di trattativa telefonica con un cliente, i commerciali si potranno trovare a rimestare tra i dati per ottenere rapidamente tutte le informazioni che gli acquirenti chiedendo dall’altro capo del telefono.

Un archivio dati unificato ed ottimizzato per offrire le risposte che tutti gli attori dell’Impresa richiedono è invece la base di qualsiasi programma gestionale di ultima generazione. Queste soluzioni sono studiate per dare il meglio di sé quando viene richiesta una veloce elaborazione di grandi (e diversificate) moli di dati.

8.
Non ho accesso remoto alla mia Azienda ed ai miei dati.

Non avere accesso ai propri dati quando si è lontani dalla propria attività è molto limitativo. Le aziende che hanno più successo hanno maggiori possibilità di integrare i dati in tempo reale per i loro lavoratori “in mobilità”.
Questa opzione offrirà maggiore flessibilità al nostro personale, per svolgere e registrare le attività da postazioni dislocate… ovunque. Anche il reporting e la raccolta di informazioni per la direzione sarà molto più veloce, rendendo la nostra azienda più reattiva.
E proattiva!

***

Ci sono ovviamente moltissimi motivi per scegliere di adottare un nuovo software gestionale ERP, quindi non dimentichiamo le valutazioni di fondo da compiere prima della scelta:

• Quali sono gli obiettivi che voglio raggiungere con il nuovo sistema ERP?
• Quali sono i fattori critici del mio business che voglio governare con il nuovo programma gestionale?
• Che caratteristiche e che funzioni ritengo indispensabili per ottenere gli obiettivi che mi sono posto?

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Autore

Francesco Smorgoni
Fondatore