Il Blog dell'Efficienza

“Qualunque cosa tu faccia, falla bene”. 

Sembra ovvio.

Ma decidere esattamente cosa fare - o se continuare a farlo - è difficilissimo quando cerchiamo di distinguerci, di rimanere competitivi e adattarci alle forze del mercato.

Non bastasse, si sommano le “distrazioni”: l'invidia per il successo di un rivale, la ricerca cieca della crescita, la sottovalutazione delle capacità e degli investimenti necessari per entrare in un nuovo mercato - possono far sì che le nostre aziende si allontanino dai loro punti di forza. 

Purtroppo talvolta assistiamo anche ad una sorta di “entropia organizzativa”, che fa decadere e sedimentare malamente anche le strategie meglio costruite.

Ma cosa fa sì che le nostre aziende rimangano fedeli alla loro essenza? Quali forze possiamo sfruttare per -trattenere- le imprese dove devono stare, per rimanere competitive? 

Volendo ricondurre tutto all’esperienza del cliente, uno dei modelli più affidabili e frequenti è quello dello “specialista”: chi sceglie di fare una sola cosa e di farla bene. 

Per queste imprese di nicchia, quindi, il problema della focalizzazione diventa necessariamente un problema di identità.

Osservando gli specialisti, potremo carpire comportamenti che ci aiuteranno a focalizzare le nostre strategie, anche se ci sono momenti in cui anche gli specialisti più speciali :) devono… cambiare specializzazione per rimanere competitivi. 

Possiamo classificare gli specialisti in 2 tipologie di base:

La maggior parte dei consigli sulla gestione del tempo si concentra su singole e specifiche azioni e funzioni. 

Lo sappiamo perfettamente: riafferma il controllo sulla tua e-mail, sii molto più selettivo sulle riunioni cui partecipi, non usare programmi di instant messaging e così via. 

Sono raccomandazioni utili, ma le nostre migliori intenzioni sono molto frequentemente sopraffatte dalle esigenze e dalle pratiche del quotidiano. 

La maggior parte delle nostre aziende ha procedure, anche elaborate, per definire la gestione del denaro. Deleghiamo autorità con attenzione, prescrivendo limiti di spesa per ogni livello.

Il tempo dell’Impresa, al contrario, rimane in gran parte una risorsa non gestita. 

Sebbene telefonate, e-mail, riunioni ed ora anche le conference call consumino ore di ogni benedetto giorno, le aziende definiscono poche regole per governare queste interazioni. 

Soprattutto, la maggior parte le nostre aziende non ha una chiara percezione di come spendono il loro tempo i collaboratori, ad ogni livello della scala gerarchica.
Non ci sorprenderà allora che quel tempo sia spesso sprecato. 

E se adottassimo un approccio completamente diverso?

Se trattassimo il tempo come una risorsa scarsa da investire con prudenza? 

Probabilmente tutti sappiamo che:

Le checklist (checklist: sostantivo - elenco delle voci corrispondenti ai controlli da eseguire nelle varie fasi di operazioni complesse - liste di controllo) possono sembrare uno strumento di gestione troppo semplice, talvolta banale. Al contrario, possono amplificare la nostra produttività prevenendo errori evitabili e risparmiando moltissimo tempo.

Quando si tratta di fare di più -e meglio-, una lista di controllo è una parte cruciale del percorso verso il risultato, perché aiuta il processo decisionale, l’efficienza dei processi in generale e la disciplina che porta a prestazioni più elevate.

Le checklist fanno risparmiare tempo perché… non ci obbligano a reinventare la ruota, semplicemente strutturando le attività in un formato sequenziale e ordinato. 

Soprattutto se ci troviamo nella necessità di gestire ed organizzare una PMI, destrutturare compiti e processi complicati in passaggi facili da seguire e verificabili, può avere un notevole impatto anche quando le singole attività possono sembrare ovvie.

Le checklist, in sostanza, possono evitare a noi ed alla nostra squadra di rispondere alla fatidica domanda: "Cosa devo fare dopo?”. 

Dobbiamo fare attenzione, le checklist non riguardano tanto le attività quotidiane e le cosiddette to-do lists. Organizzare la giornata sarà argomento di altri post. 

Le checklist che ci interessano sono quelle che dettagliano un processo o una attività.
Sono protocolli di lavoro codificati e standardizzati che permettono di ottenere risultati costanti e indipendenti da persone o strumenti che li producono. 

Valutiamo 4 esempi di liste di controllo che possiamo utilizzare per trasformare il modo in cui facciamo le cose, ridefinendo la nostra produttività, efficienza e carico di lavoro: 

Ogni imprenditore deve scendere a patti con la realtà. Abbiamo a disposizione una quantità limitata di tempo, denaro e persone da usare e coinvolgere nelle nostre attività.

La domanda: come possiamo aumentare o massimizzare le risorse limitanti?

Mentre trascorriamo i nostri giorni lavorativi di n ore (con n tendente all’infinito:), una delle domande che dovremmo porci è "Cosa posso fare per ottenere di più, per fare di più?". 

Siamo limitati dalla capacità.

Il dizionario Garzanti definisce la capacità come "Ciò che è possibile fare in una determinata struttura utilizzandone al massimo le risorse". 

4 aree in cui abbiamo bisogno di più capacità ed i modi per ottenere di più con meno:

1. Gestione del tempo
Ogni essere umano sul globo terracqueo dispone di 24 ore al giorno. Questo è tutto. 
La nostra capacità ammonta ad un totale di 24 ore. 

Entro questo intervallo di tempo è necessario gestire molteplici richieste “di consumo”. Il nostro obiettivo è di riacquistare il nostro tempo e operare al massimo delle prestazioni quando siamo calati nelle attività quotidiane.

Innanzitutto (non scomodiamo i guru dietologi-motivatori-mental hacker) dobbiamo riconoscere che senza curare la forma fisica perderemo la capacità di mantenere livelli di prestazione ottimali. 

Il nostro corpo è una macchina con un'incredibile capacità, ma quando viene strapazzato dalla mancanza di sonno, da un'alimentazione scorretta e dalla mancanza di esercizio fisico, si perde semplicemente la possibilità di lavorare e funzionare. 

Poi, prendiamoci cura della nostra condizione mentale. Se sono mentalmente riposato, posso pensare e prendere decisioni più velocemente perché posso ragionare più rapidamente oltre a comprendere le circostanze e le informazioni a un ritmo estremamente veloce. 

Prendersi il tempo per consentire al cervello di riposare gli darà la capacità di funzionare al massimo delle prestazioni.

Dovremo infine migliorare costantemente la nostra capacità di formare e delegare (e delegare la formazione). Molto spesso gli imprenditori sono maniaci del controllo. Secondo noi, nessuno può farlo in modo migliore, più veloce o con la stessa passione :) 

Forse può essere vero nella maggior parte dei casi, ma siamo solo persone con… 24 ore al giorno. Dobbiamo imparare a delegare e accettare l'aiuto dei collaboratori. Perché non aggiungere più ore alla nostra giornata delegando l'attività appropriata a persone qualificate?

Regole non scritte e modi di fare -sia buoni che cattivi- sono parte del modo di essere delle Imprese. 

Spesso queste norme sono così amalgamate nella cultura aziendale da non suscitare più attenzione ed interesse da parte degli imprenditori e dei managers.

Succede che le norme della nostra Azienda non vengano regolarmente e costantemente riviste per verificare che si allineino con gli obiettivi dell'Impresa e di tutte le sue componenti.

Succede che noi imprenditori non poniamo molta attenzione a come il nostro comportamento contribuisca alla loro efficacia. 

E’ così che procedure e regole possono trasformarsi da forza propulsiva in burocrazia distruttiva.

Quali vantaggi da procedure documentate?

• Chiarezza del sistema di responsabilità relativo al processo
• Trasparenza dei ruoli degli attori a monte e a valle del processo 
• Riduzione della personalizzazione delle modalità operative degli attori che intervengono nel processo 
• Permettere a tutti di conoscere le modalità operative delle attività (non più persone "indispensabili", ma azioni "indispensabili") 
• Efficienza: conoscere come avvengono le cose permette di migliorare i processi 
• Facilità di apprendimento dei nuovi assunti
  

Anche nelle Aziende costruite attorno a norme solide, è sempre importante per gli imprenditori valutare la presenza di volta in volta di regole, comportamenti ed aspettative non formalizzati per renderli procedure scritte e riconosciute.

Ecco come:

Scrivi le regole non scritte. 
Per loro natura, le regole non scritte non esistono se non nella mente -e nei comportamenti- delle persone. 

Chiediamoci quali norme stanno rispettando i nostri collaboratori in base alla loro esperienza e poi chiediamo che vengano semplicemente messe su carta. 

Per esempio, le persone ritengono che il modo migliore per scalare posizioni in Azienda sia fare qualunque cosa affermino i managers oppure mostrare che possono pensare ed agire in autonomia?