Il Blog dell'Efficienza

Cosa hanno in comune le diete dimagranti dei nuovi guru ed i programmi di miglioramento dei processi delle Imprese ? In genere iniziano bene, generando coinvolgimento e grandi progressi, ma troppo spesso non riescono ad avere un impatto duraturo. Si perde gradualmente la motivazione e si ricade nelle vecchie abitudini. 

Ogni Azienda ha la necessità e l'opportunità di migliorare i propri processi, ma non tutte le Aziende adottano un approccio ponderato e misurato in questo genere di attività.

Le intenzioni possono essere buone, ma è incredibilmente facile per i processi (quasi fossero entità dotate di vita propria) diventare ingombranti e costosi, -che è il risultato opposto rispetto a quello atteso-. 

Tutto può essere incredibilmente frustrante per i collaboratori che devono lavorare ogni giorno alle prese con logiche contorte.

Quando, per esempio, un'Azienda acquista una nuova tecnologia e cerca di implementarla senza capire come influisce su tutti i processi che sfiora, la maggior parte delle volte crea molti più problemi di quelli che la tecnologia dovrebbe risolvere.

Problemi chiave nel miglioramento dei processi

Niente Problem Solving
Uno dei maggiori problemi con il miglioramento dei processi si manifesta quando le attività hanno una visione “a tunnel”, aggrappata esclusivamente all'efficienza. 

Se l'efficienza è importante, non si può trascurare l'efficacia e l'atto stesso di valutare e risolvere i problemi.

Un processo diventa inefficiente a causa di uno o più problemi di fondo. Parte del miglioramento del processo consiste nell'identificare la fonte del problema e affrontarlo. Se non abbiamo l'obiettivo di identificare e risolvere il problema, allora non apporteremo mai alcun miglioramento. Avremo semplicemente cambiato un’attività senza creare un concreto vantaggio.

I workshop non sono miglioramenti di processo
Piuttosto che affrontare un processo alla radice, alcune Imprese organizzano workshop ed eventi nella speranza di formare i propri collaboratori migliorando l'efficienza e cercando essenzialmente di gestire il problema gestendo le persone. 

Purtroppo, i workshop per il miglioramento dei processi sono raramente efficaci.

Riunire persone provenienti da diversi uffici e reparti non permette mai di affrontare i dettagli più particolari che sono alla radice dei problemi di processo.

Allo stesso modo, queste attività sono spesso tenute in tempi molto dilatati così che le idee che le persone elaborano… vengono dimenticate. 

Approccio convenzionale: migliorare una parte/reparto/ufficio/processo alla volta, poi passare alla successiva, metodicamente e coerentemente.

Ma è purtroppo sempre più evidente che questa visione tradizionale, che assume la stabilità come valore primario, è sempre più inefficace.
Perché?
Perché manca -l’intersezione- tra le parti, ed il valore tende a perdersi.

Nella migliore delle ipotesi, migliorare le parti migliora solo… quelle parti, senza necessariamente raggiungere il tutto.
E poiché la globalità dell’Impresa non cambia, è improbabile che il miglioramento delle sue parti duri nel tempo.

Al contrario, possiamo notare con l’esperienza che migliorare le parti ha maggiori probabilità di successo se prima si lavora per migliorare l’insieme dell’Azienda. Poi, le-parti-e-il-tutto si rinforzeranno a vicenda.

Per capire perché, prendiamo in prestito un'orchestra. Un violinista di alto livello non può migliorare le prestazioni musicali degli archi quanto un direttore d'orchestra che lavora con ogni sezione dell'orchestra, enfatizzando il modo in cui interagiscono gli strumenti.

Non aspettare l’arrivo dello stress. Che arriva.
Perché più Aziende non si impegnano nella trasformazione generale dei loro processi e reparti? Perché trasformare anche un'area circoscritta è difficile, e aggiungere la complessità di esaminare l'intera Azienda è ancora più difficile.
Dopo tutto, "se non è rotto, non aggiustarlo" è una frase ad effetto per delle buone ragioni. Identifica quanto sia difficile il cambiamento e quanto incerta possa essere la “ricompensa” se il cambiamento viene perseguito solo per se stesso.

Ma molto spesso, è facile credere che qualcosa "non si è rotto" quando invece lo è - o lo sarà presto al ritmo di cambiamento di questi anni!
In un certo senso, controintuitivamente, un'Impresa che soffre un pur piccolo disagio ha un leggero vantaggio rispetto ai competitors più performanti.
E' più facile aprire le porte al cambiamento una volta assodato che le procedure in uso non funzionano.

La strada per il cambiamento
La portata di una trasformazione inter-funzionale obbliga ad un'attenta cura del dettaglio in ogni fase.
Tutto, dalla diagnostica prima dell'inizio della trasformazione fino alla progettazione dello stato futuro, lo stesso modello di leadership e il piano di implementazione comporteranno una maggiore complessità, che l’Imprenditore potrà gestire governando alcuni passaggi chiave lungo il percorso.

ERP: Enterprise resource planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa", spesso abbreviato in ERP) è un software di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità ecc.).
https://it.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning

 Troppo spesso, la decisione di cambiare programma gestionale diventa definitiva solo quando si accumulano molti segnali che ci dovrebbero mettere in allarme.
In allarme sulla necessità di automatizzare i processi aziendali. 

La decisione di adottare un programma gestionale ERP integrato o di passare ad uno nuovo è senza dubbio una decisione importante.
Con la crescita e l'espansione del nostro business, probabilmente avremo sperimentato problemi ricorrenti che vorremmo venissero risolti da una nuova soluzione software.

Ecco alcuni comuni “segnali di malessere” che i programmi gestionali ERP moderni ed integrati ci aiuteranno a risolvere:

1.
Sto usando software diversi in varie aree e funzioni dell’Azienda. Mantenere aggiornati i diversi archivi è un compito proibitivo da portare a termine.

L'utilizzo di sistemi diversi può creare il caos nella nostra Impresa. Se i nostri venditori utilizzano un software per tracciare le attività commerciali sui clienti (magari fosse sempre così!), mentre l’amministrazione ne utilizza un altro per monitorare crediti e debiti, non otterremo mai un quadro d’insieme credibile e utile.
Questa difformità ostacola ogni nostro processo decisionale.

Una soluzione software ERP personalizzata integrerà tutti i nostri diversi sistemi, offrendoci un unico archivio con cui lavorare e dal quale attingere dati e informazioni.
Il nostro personale disporrà di un accesso più rapido ai dati, prenderà decisioni più tempestive e finalmente avrà tempo da dedicare a compiti di maggior valore.

2.
Non riesco ad avere una visione chiara dei miei processi aziendali in tempi ragionevoli. Ci sono spesso discrepanze nei diversi report, il che mi impedisce di prendere decisioni informate.

Con software diversi installati nelle varie aree funzionali della nostra Azienda, è quasi impossibile ottenere una reale visione d'Impresa in tempo reale. Di conseguenza, potremmo tralasciare involontariamente molte delle carenze della vostra attività.
Senza visione dei problemi, non potremo mai trovare soluzioni.

Utilizzando programmi gestionali che integrano tutte le funzioni di un’Impresa, saremo in grado di recuperare le informazioni necessarie a qualsiasi processo quasi istantaneamente -che si tratti del valore delle vendite effettuate, dei margini, della cronologia degli appuntamenti da un cliente o delle scadenze da incassare, ecc-. Saremo in grado di guardare i nostri dati -integrati- in tempo reale, senza faticare a riconciliare rapporti e stampati molto spesso contrastanti.
Potremo portare a galla le inefficienze e migliorare la gestione dei nostri processi.

3.
Non stiamo scalando in modo abbastanza efficiente.

La crescita è una grande cosa. Ma osservata dal lato opposto della medaglia, significa anche più dipendenti, più clienti e più dati da elaborare.

Se si utilizzano più sistemi o si dispone di una soluzione obsoleta, ci si può trovare tra incudine e martello.
Queste soluzioni sono rigide e inefficienti.

Dovremo curare i dolori della crescita :) con un programma gestionale configurato e messo a punto specificamente per il nostro business. Solo così potremo sfruttare una soluzione che si adatterà e scalerà insieme alla nostra Azienda.

​Cosa rende un Imprenditore il motore della crescita?
 
Spesso non riflettiamo a sufficienza su questo argomento e la risposta tende a ridursi troppo frequentemente ad una variazione del "Lo so quando lo vedo". 
Esiste un insieme specifico di atteggiamenti e comportamenti che gli Imprenditori che crescono condividono fra loro.

6 atteggiamenti comuni fra gli Imprenditori che governano Aziende che corrono:

1. Sono focalizzati sulla crescita
Mettiamo sempre al primo posto la crescita. I boss della crescita la piazzano in cima a ogni agenda, dalle riunioni alle analisi delle prestazioni. 
Il mantra? "La crescita è la priorità numero uno, due e tre". 

Questa attenzione -disciplinata- alla crescita si riflette nella profonda convinzione che "la crescita è ovunque" e che si possono trovare opportunità di crescita in ogni area.
Gli “adepti" della crescita dimostrano anche impegno raccogliendo costantemente fondi per investire. Hanno una chiara visione di dove investire ogni Euro raccolto e gestiscono attivamente ogni allocazione aiutando tutti i collaboratori coinvolti a capire su cosa e come si sta investendo.

Continuiamo ad alzare il tiro. Indipendentemente da quanto siano ambiziosi gli obiettivi di crescita, il business tradizionale tornerà sempre alla routine a meno che non sia costantemente sfidato a essere più… aggressivo. 
Gli Imprenditori in crescita lo fanno fissando obiettivi che sembrano -quasi- impossibili da raggiungere, spingendo di conseguenza l’Impresa a lottare per ogni metro verso il traguardo. 
Si dovranno creare una convinzione e un linguaggio comuni. 
Gli obiettivi dell’Azienda andranno ben chiariti e tradotti in metriche per ogni individuo ad ogni livello.

2. Sono disposti a fallire
Dovremmo creare un portafoglio di iniziative, procurando le risorse e i finanziamenti necessari. Gestendo un portafoglio di “scommesse sulla crescita”, aumenteremo le probabilità di successo diversificando il rischio. 
Gli Imprenditori efficaci sono sempre stati bravi a delegare, ma quelli votati alla crescita fanno un passo ulteriore instillando una cultura che autorizza le persone a prendere decisioni. 
Chi è abituato alla crescita stabilisce obiettivi chiari e ambiziosi, comunica i progressi in modo efficace, e poi si fa da parte in modo che le persone calate nel business possano lavorare sulle soluzioni per realizzare gli obiettivi condivisi. 

Si inizia incoraggiando l'assunzione di rischi a qualsiasi livello e celebrando, piuttosto che punire, le persone per averci provato. 

3. Conoscono il cliente come persona, non come anagrafica
E’ necessario accompagnare il cliente. 
La maggior parte di noi ritiene di mettere il cliente al primo posto. Ma la verità è che le pressioni cui siamo sottoposti ci portano troppo spesso a considerare il cliente un “di cui”. 
Dovremmo invece -prenderla sul personale-. Le informazioni e l'analisi dei clienti sono fondamentali per supportare la crescita. Ma chi si occupa incessantemente di crescita deve fare di tutto per abbracciare una logica progettuale e prendersi il tempo necessario per creare empatia con il cliente (io e l’empatia non andiamo d’accordissimo)…