Regole semplici e specifiche

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​Qualunque strategia diventa efficace se tutti gli attori dell'Impresa ricevono direttive e istruzioni semplici per poter prendere delle decisioni critiche.

Come è possibile essere certi che tutti siano focalizzati sulla strategia ed abbiano anche la flessibilità per adattarsi a qualsiasi situazione?

La risposta non sta in schemi di riferimento complessi, ma in un insieme di regole semplici che aiutino a prendere decisioni immediate e a reagire rapidamente ai cambiamenti che si manifestano.

Le regole rappresentano, in sostanza, un accordo esplicito fra le persone e le unità organizzative, una sorta di trattato orientato alla trasparenza. Traducono priorità generali in direttive chiare che ciascuno può capire ed applicare concretamente.

Lo sviluppo di queste regole avviene tipicamente in 3 fasi:

1. Fissare gli obiettivi. Cosa vogliamo ottenere? Profitti, crescita, innovazione di prodotto o di processo?
2. Identificare gli ostacoli o i colli di bottiglia che impediscono di raggiungere gli obiettivi. In quali aree non si dispone di risorse (tempo, persone, denaro) per cogliere tutte le opportunità che si presentano? Quale processo o fase del processo ci aiuterebbe a gestire l'ostacolo o il collo di bottiglia?
3. Creare regole semplici per gestire il collo di bottiglia. Quali esperienze abbiamo maturato con quel processo? Cosa ha funzionato? Cosa non ha funzionato? Perché?

Le regole non sono checklist

All'Impresa è sempre richiesto di gestire due esigenze contrapposte: 

1. L'efficienza, che deriva dallo sviluppo di attività standardizzate 
2. La flessibilità, che permette di cogliere opportunità inattese e risolvere problemi in modo creativo

Le checklist, come quelle usate dai piloti prima del decollo o dalle equipe mediche in sala operatoria, sono estremamente utili quando il problema richiede di eseguire un processo in maniera ripetitiva ed efficiente. Le checklist elencano compiti molto ben definiti che nel loro insieme costituiscono le fasi di un processo ottimale.

Le regole semplici, per contro, sono particolarmente utili quando il problema è adattarsi a situazioni in rapido cambiamento. Permettono di delimitare i confini del comportamento accettabile pur lasciando spazio alla flessibilità.

Entrambe le soluzioni possono fornire risultati ugualmente positivi ma, con l'aumentare del dinamismo dei mercati e delle organizzazioni, la flessibilità assume più importanza e l'uso di regole semplici diventa un imperativo.

Prima i dati, poi le opinioni

Le regole suggerite dall'impulso tendono generalmente a sopravvalutare l'esperienza immediata, a riflettere pregiudizi personali e ad ignorare i dati che non riflettono le opinioni del momento. Al contrario, le regole più efficaci derivano da una analisi approfondita dell'esperienza e del dato storico.

Quando i dati non sono disponibili in numero significativo, può essere utile una comparazione accurata fra situazioni quanto più possibile analoghe. Si cercherà di capire che cosa ha funzionato, cosa non lo ha fatto e perché.

Fare stabilire le regole agli utilizzatori

Il primo istinto, innegabile, è sempre quello di formulare un insieme di regole e di calarle lungo la linea gerarchica dell'Azienda.

Si tratta di un grave errore.

Sono le persone che applicheranno concretamente le regole quelle più adatte a svilupparle. Possono inoltre testarle immediatamente per stabilire se sono troppo vaghe, complesse o limitanti. Non potrà/dovrà in ogni caso mai mancare mai l'appoggio dei vertici dell'Impresa. Un supporto "tiepido" al lavoro degli utilizzatori garantisce senza ombra di dubbio il fallimento delle regole istituite con fatica.

Le regole devono essere concrete

Le regole si possono sviluppare utilizzando modelli complessi o dati statistici, ma non devono essere difficili da capire. Perché non lasciare, per esempio, che le regole più semplici si traducano in semplici criteri alternativi "si/no"?

Si dovranno evitare regole che usano espressioni astratte (innovativo-strategico-flessibile-ecc-ecc) e cassare le regole che sembrano semplici, ma che in realtà richiedono una analisi approfondita e soggettiva per essere applicate.

Le regole devono evolvere

Le regole dovrebbero modificarsi in sintonia con l'evoluzione della struttura e dell'organizzazione dell'Azienda, del mercato, e con l'attuazione progressiva delle strategie.

Si potranno istituire delle verifiche periodiche, ma la prima regola da attuare è... limitare al massimo il numero delle regole. Ciò consente concretamente anche un confronto continuativo sulla loro efficacia.

Al crescere dell'esperienza, si aggiungeranno nuove regole che sintetizzino il bagaglio di conoscenze accumulato e si rimuoveranno le regole meno importanti.

Nessuna regola, infatti, può durare per sempre.

Dove si sviluppa la strategia della vostra Impresa?

6 domande da porsi:

1.   Operiamo in mercati dove la chiave del successo è la rapidità di esecuzione?

2.   Quali sono i principali processi al centro del nostro successo?

3.   Siamo efficienti nel gestire questi processi e nel valutare le nuove opportunità?

4.   Abbiamo regole implicite che già utilizziamo? Quali sono?

5.   Sono regole utili? Hanno ancora un senso?

6.   Abbiamo bisogno di regole esplicite? Abbiamo forse bisogno di meno regole ma di renderle più chiare e note a tutti?

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Le regole semplici rappresentano il cuore pulsante della strategia.

Quando vengono applicate ai processi critici e vengono utilizzate in modo intelligente possono guidare le attività che contano davvero, concentrando ogni sforzo verso gli obiettivi dell'Impresa.

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Autore

Francesco Smorgoni

Fondatore Puntoexe