Adottare un nuovo programma gestionale: Come superare la resistenza al cambiamento

​È nella natura umana resistere al cambiamento.
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Ed è il motivo per cui è probabile incontrare una certa resistenza da parte degli utilizzatori quando si avvia l’adozione del nuovo sistema gestionale ERP*. 

Fortunatamente si possono mettere in atto diverse attività per superare la resistenza -e la diffidenza- degli utenti. 

Ecco quindi alcuni  suggerimenti pratici, elaborati con l’esperienza, ed utili per aiutare a superare l'impasse.

Coinvolgere gli utilizzatori nel processo di selezione del programma

E’ indispensabile costituire un team di selezione del programma gestionale per collaborare nella scelta del miglior software per l’azienda. Si tratta, in primo luogo, di un ottimo modo per evitare qualsiasi resistenza. 
Dopo tutto, più voce in capitolo hanno i collaboratori  nel processo di selezione, più si sentiranno coinvolti e “responsabili”. Tutto ciò dovrebbe tradursi in una minore resistenza in attività future.

Informare i dipendenti

La comunicazione sul luogo di lavoro è sempre un fattore discriminante di efficienza, soprattutto quando è in pieno divenire un cambiamento così importante come quello che riguarda il gestionale. 
Sarà importante tenere aggiornati tutti i dipendenti sul processo di selezione del sistema ERP e assicurarsi che capiscano come il nuovo programma non solo gioverà all'Azienda, ma anche a loro stessi e alle loro mansioni. 
I collaboratori avranno molta più propensione ai cambiamenti di cui riconoscono gli immediati e concreti benefici per il loro lavoro quotidiano.

Assicurarsi che tutti i dipendenti abbiano tempo sufficiente per la formazione

​Una formazione adeguata è fondamentale per una transizione senza soluzione di continuità dal sistema “storico” al nuovo programma ERP. 
In questo modo i dipendenti avranno non solo il tempo di imparare ad utilizzare il sistema, ma anche quello per affrontare eventuali problemi che potrebbero nascere con l’utilizzo day-by-day del programma. 
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E’ fondamentale tenere ben presente che non tutti le persone imparano con lo stesso ritmo. Per cui alcuni potrebbero aver bisogno di più sessioni di formazione rispetto ad altri prima di essere autonomi e produttivi. 
Bisogna assicurarsi che tutti abbiano il tempo necessario per apprendere e sperimentare e non si sentano in “ansia da prestazioni”. Talvolta potrebbe anche essere necessario riassegnare alcune delle attività quotidiane di ciascuno per consentire di concentrarsi esclusivamente sulla formazione.

Non muoversi troppo velocemente

Non è mai una buona idea avviare un programma gestionale con tutti i cambiamenti che porta con sè… nottetempo, tantomeno quando si affronta l'implementazione di un nuovo sistema ERP completo e complesso. 
Come già detto, bisogna dare ai collaboratori il tempo sufficiente per elaborare l'imminente cambiamento, così come per imparare l’uso del sistema. 

Se possibile, non bisognerebbe attivare il nuovo programma finché tutti i dipendenti (specialmente quelli che lavorano a tempo pieno sul sistema) non si sentono a proprio agio nell’utilizzo di ogni procedura. 
Se proprio bisogna partire prima che tutti siano adeguatamente addestrati, è indispensabile che ci sia sempre qualcuno pronto ad assistere chi si imbatte in un problema.

Avere assistenza in loco per un periodo di tempo prolungato

Anche i collaboratori che sembrano conoscere il nuovo sistema ERP in ogni sfumatura possono incorrere in un problema durante i primi giorni -o settimane- di utilizzo. Questo è il motivo per cui, durante la fase di formazione, è così importante sensibilizzare i dipendenti sul fatto che possono aspettarsi un aiuto costante quando si avvierà definitivamente il nuovo programma. 
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Sapere che è possibile contare sull’assistenza in loco durante la prima settimana di attività è un ottimo modo per prevenire le resistenze ed eventualmente rendere la formazione ancora più efficace. 
Non sembra che sia molto più facile imparare qualcosa quando non si è sotto pressione per farlo?  

Utilizzando questi semplici suggerimenti, sarà possibile impostare l’avvio del nuovo programma gestionale ERP con il massimo successo e senza alcuna resistenza.

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ERP: Enterprise Resource Planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa", spesso abbreviato in ERP) è un software di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità ecc.). 

Fonte Wikipedia


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Autore

Andrea Lai

Senior Developer Manager