4+1 motivi per abbandonare il foglio di calcolo e iniziare a utilizzare il CRM

​ Come catalogate le informazioni sui Vostri Clienti? Che metodo utilizzate e quale supporto? State ancora usando un foglio elettronico con una semplice, lunga lista di nomi, indirizzi e note? Avete mai misurato/conteggiato il tempo impiegato per inserire i dati e poi cercarli?  E la condivisione di queste informazioni?

Queste 5 domande vi hanno già fatto suonare un campanello d’allarme?

Allora iniziamo con il dire che un foglio di calcolo può essere indubbiamente utile per una lista anagrafica di contatti, ma ciò che veramente conta in un “rapporto commerciale” non sono solo indirizzi e nomi ma informazioni ben più importanti come email, appuntamenti, interessi dei nostri interlocutori, parole chiave, richieste o attività.

Informazioni che devono essere condivise e usufruibili in qualsiasi momento. È l’ora di abbandonare il foglio di calcolo e adottare un programma CRM.
 
Ma che cos’è un CRM?
 
"CRM", sta per Customer Relations Management, e di sicuro il nome non rende giustizia alle sue potenzialità. Un software CRM consente di raccogliere i dati sopracitati, collegarli ad aziende, appuntamenti, opportunità, progetti, compiti; in poche parole una sorta di “Diario di bordo” commerciale. 

Non si tratta solamente di semplice risparmio di tempo nell’inserimento e ricerca dei dati. Fornisce un quadro di insieme unico dei rapporti e stato di avanzamento dei progetti con i Vostri Clienti, semplice, fluido e istantaneo -pronto in qualsiasi momento lo desideriate-. Adottare un CRM con un metodo condiviso porta con se anche il grosso vantaggio di migliorare notevolmente la comunicazione di tutto un team commerciale.

Il CRM raccoglie infatti tutti i dati in un unico luogo virtuale, che si sincronizza con tutti coloro che utilizzano il programma (niente più appunti sparsi o fogli di calcolo duplicati sui vari device aziendali). Molte Imprese fanno ancora l’errore di pensare al software CRM come a un sistema utile solo alle grandi aziende, troppo costoso o semplicemente eccessivo per le loro necessità. Se siete fra le Imprese che la pensano così... sappiate che state guidando la vostra Impresa con il freno a mano tirato.

                                                                           Togli il freno a mano.
                                   Fai crescere il tuo business utilizzando questi 4+1 motivi
​                                                              per abbandonare il foglio di calcolo

​1 - Scalabilità
 
Più si utilizza un foglio di calcolo per gestire la propria attività, più sarà difficile manutenerlo e utilizzarlo, soprattutto nel caso in cui più persone vi abbiano accesso. I fogli di calcolo sono stati progettati per gestire ed elaborare dati numerici. Non sono fatti per memorizzare i dati sensibili di cui abbiamo parlato fino ad ora .
 
Man mano che il file cresce, diventa sempre più difficile aggiungere, estrapolare o analizzare le informazioni, a causa del numero sempre maggiore di colonne e righe. La probabilità di perdersi e commettere errori durante l'inserimento dei dati aumenta in maniera esponenziale all’aumentare dei dati da inserire e analizzare. Provate a pensare che cosa succederebbe se un vostro Cliente dovesse vedersi arrivare del materiale urgente sbagliato, solo perché è stato fatto un errore in una piccola casella, magari poco visibile, del vostro foglio di calcolo.
 
La scalabilità di un software CRM, che si adatta a necessità ed esigenze di crescita della vostra Impresa, è di gran lunga più produttiva di un rigido foglio di calcolo.

2 - Flessibilità

Come accennavamo in precedenza, i fogli di calcolo mancano delle caratteristiche essenziali di un CRM. La gestione delle persone, e tutto ciò che ruota intorno ad esse, non è quello che un foglio di calcolo è stato progettato per fare. 

Funzioni come il collegamento di email, appuntamenti, promemoria automatici, task, opportunità, progetti, anagrafiche complete, note particolari, non sono presenti nei fogli di calcolo. Lo stato di avanzamento di un opportunità, filtri avanzati, eventuali connessioni fra diverse opportunità/progetti, senza scordare i report, sono funzioni praticamente impossibili da fare con un foglio di calcolo.

Quando si inizia a utilizzare un programma CRM, si hanno a disposizione funzioni progettate per aiutare a costruire migliori relazioni con i vostri clienti, in modo da poter raggiungere i vostri obiettivi e quelli dei vostri Clienti più rapidamente e facilmente. Non si tratta di una semplice lista di informazioni, ma di un vero e proprio archivio di dati, che potrete far lavorare per voi con l’utilizzo di automatismi o interfacce (con i vostri Server, gestionali ERP, piattaforme e-commerce, social media e programmi per email) che semplificheranno ed aiuteranno in maniera consistente non solo il vostro processo commerciale, ma ogni singola attività dell’Impresa.

3 - Condivisione

Quante copie del vostro foglio di calcolo avete sparse sui vostri PC e Server aziendali, per la paura di commettere qualche errore e danneggiare il “file originale”? Vi suona familiare? 
Avete mai attivato la procedura di condivisione di un foglio di calcolo? Quante volte vi siete trovati nell’impossibilità di salvare dati perché il foglio di calcolo si trovava aperto ed utilizzato da un altro utente? 

Quando dispone di un unico file per gestire i clienti, il vostro team sicuramente inizierà a duplicare il foglio nel terrore di poter compiere qualche sbaglio e compromettere il foglio originale. E' un dato di fatto più che un ipotesi.
Ovunque, copie. Ognuna con diverse liste di informazioni. La confusione e il tempo speso per cercare di consolidare queste liste ruberanno immancabilmente tempo ed energie. L’obiettivo del vostro team dovrebbe essere quello di concentrarsi sulla chiusura delle opportunità e lavorare per far crescere l'Impresa, non quello di utilizzare il tempo per sincronizzare, interpretare e compilare fogli di calcolo.

La struttura del vostro business varia, cresce e si sviluppa? Una cosa è certa: costruire un business forte che cresca e prosperi è un lavoro, uno sforzo di squadra. Come in una staffetta, ognuno dei membri del vostro team prende il testimone in punti diversi. Più la vostra azienda sarà organizzata, più i vostri collaboratori saranno “allenati” e performanti, migliore sarà la vostra capacità di battere la concorrenza. Con un software CRM, grazie alla facilità e semplicità di condivisione dei dati, il vostro team può lavorare velocemente, senza intoppi e/o informazioni sbagliate. Potrà vere e trasmettere più fiducia, perché possiede le informazioni di cui ha bisogno.

4 - Ricerca

Quando è stata l'ultima volta che avete provato a cercare una nota su un cliente nel vostro foglio elettronico? Probabilmente c’è voluto molto tempo, non è vero? 
Quando si utilizza un foglio di calcolo per contenere tutti i dati utili e sensibili sui clienti, o si deve cercare qualche informazione, gli unici modi sono quelli di far scorrere migliaia di righe (per la maggior parte delle volte addirittura non comprese nella parte visibile dello schermo e) o utilizzare farraginosi comandi o query di ricerca; si arriverà alla informazione cercata, ma si perderà la vista d’insieme. Come manager o Imprenditore, c'è un unico modo per descrivere questo processo: tempo sprecato

Questo spreco di tempo si tramuterà poi in collaboratori che inseriranno sempre meno dati essenziali, per la difficoltà di inserirli e perché non c'è modo di estrarli. Naturalmente, quando ne avrete bisogno, sarà impossibile recuperare le informazioni.

Quando si passa da un foglio di calcolo a un programma CRM, è possibile trovare ciò di cui si ha bisogno in maniera immediata (ormai ogni CRM è dotato di un interfaccia grafica semplice e intuitiva). Sia che stiate cercando informazioni mentre siete al telefono con un cliente, sia che stiate facendo ricerche, qualunque esse siano, ottenere subito le informazioni chiare di cui avete bisogno è fondamentale. Quando si utilizza un sistema CRM, la ricerca diventa facile e veloce, perché è progettata appositamente per darvi la risposta di cui avete bisogno in maniera metodica ed efficace.

- Tutto in un unico luogo

Come abbiamo visto, e per riassumere: file diversi su pc diversi, elenchi di dati su documenti non sincronizzati, dati che vengono dimenticati e informazioni sensibili che sono difficili da visualizzare e utilizzare, sono solo una parte della normale amministrazione di un'azienda che utilizza ancora fogli di calcolo per gestire le attività dei propri Clienti. 
Questo perché un solo, singolo foglio di calcolo non è utilizzabile in maniera sicura, semplice, metodica e efficace. Tenere traccia di informazioni come: “a quando risale l’ultimo follow-up” o “quando è stato l’ultimo ordine” o semplicemente farsi un idea della pipeline di vendita sono attività impraticabili con un foglio di calcolo.

Avere tutto in un unico luogo virtuale (un solo programma!) permette di fare di più, più efficacemente e correndo meno pericoli. 

Rapidità, efficienza, flessibilità sono caratteristiche necessarie per qualsiasi Impresa che voglia crescere. Un software CRM è in grado di adattarsi e sviluppare queste caratteristiche in maniera metodica, precisa e costante.

Volete quindi continuare a lavorare con le mani legate dietro la schiena dai fogli di calcolo o prendere in mano il volante della vostra Impresa e guidarla alla crescita in maniera profittevole ed efficiente?

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Autore

Fabio Tognella

​Sales Manager